Kpi là gì

KPI nghĩa là gì

KPI là viết tắt của từ “Key Performance Indicator” là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một bộ phận trong một công ty hoặc sự vận hành của cả công ty. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có những chỉ số KPI khác nhau.

KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra.

kpi la gi

Ưu điểm và Nhược điểm chung của chỉ số KPI

Ưu điểm của KPI

– Chỉ số KPI giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường sức tăng trường so với mục tiêu một cách rõ ràng hơn, đồng thời giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các phòng ban.

– KPI là chỉ số có thể lượng hóa chính bởi vậy kết quả đo lường có độ chính xác cao.

– Việc áp dụng đúng, chính xác các chỉ số đo lường có thể giúp bạn quản lý cũng như nắm rõ được hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận, nhóm.

– Giúp gia tăng liên kết làm việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng một tổ chức.

Nhược điểm của KPI

– Hiệu quả của KPI sẽ không cao khi được áp dụng trong thời gian dài.

– Để có thể xây dựng được hệ thống KPI đạt được hiệu quả tốt, yêu cầu người lập KPI phải có chuyện môn cao, hiểu biết rõ về KPI là gì? từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng 1 cách khoa học nhất.

Các loại KPI

– KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược: Với các mục tiêu mang tính chiến lược thường là profit, tiền, market share… Nó sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động của công ty. Ví dụ: KPI chiến lược là phải đạt doanh số 50 tỷ/ tháng và 600 tỷ/ năm. Nếu đạt được thì hoàn thành, không đạt được thì ảnh hưởng tiêu cực tới công ty

– KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật: Các chiến thuật là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty đến được gần hơn với việc đạt mục tiêu chiến lược.

Ví dụ: KPI mỗi tháng phải kéo được 1000,000 traffic cho website. Tuy nhiên dù lượng traffic có đạt được chỉ tiêu thì điều này cũng không thể đảm được rằng công ty vẫn đạt được doanh số. Nhưng các KPI là một chỉ số mang tính đo lường & phát triển tính hiệu quả của chiến thuật đó.

Cụ thể như sau: Traffic tăng lên => Nhiều người biết đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp (tiếp cận nhiều khách hàng hơn)=> Tăng khả năng chốt sales => Tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Cho nên các tầng cấp quản lý (directors, managers) là người sẽ bị ép KPI chiến lược và các bạn này phải tạo ra các KPI chiến thuật để phục vụ việc đạt mục tiêu KPI chiến lược mà các bạn đang chịu. Các KPI chiến lược này sẽ được áp cho các bạn cấp dưới đang thực thi các công việc tương ứng.

3 lý do KPIs chiến thuật được đạt được nhưng các KPIs chiến lược thì lại không

– KPI chiến thuật hiện tại được thiết lập không có đóng góp vào việc đạt được các KPI chiến lược. Ví dụ: đặt KPI là chỉ số bounce rate của website, trong khi đó chỉ số này vốn không nói lên được gì và cũng không gắn kết được nó với KPI chiến lược.

– KPI chiến thuật nếu đặt không đúng đôi lúc không những không có đóng góp gì cho việc đạt được KPI chiến lược mà thậm chí còn gây khó khăn cản trở. Ví dụ: đặt KPI là số like page quá cao sẽ khiến các bạn social executive làm nhiều biện pháp để đạt được mục tiêu đó như clickbait, câu like với nội dung không phù hợp nhằm tăng số lượng like cho đủ chỉ tiêu. Nhưng những người like fanpage lại là những người không có hứng thú với các nội dung khác của page và do đó vô hình chung làm giảm lượng tương tác và ảnh hưởng tới hoạt động social chung về sau.

– KPI chiến thuật đặt ra mà đạt được hết (mà còn vượt xa hạn mức) thì cái đó chưa chắc đã là tốt, mà có thể là bạn đặt mục tiêu quá dễ dàng và đánh giá mục tiêu không chính xác và do đó không đủ để giúp đạt được KPI chiến lược.

Trong trường hợp KPI chiến thuật bạn đặt ra mà không đạt được và kém quá xa thì có thể bạn đang đối đầu với các vấn đề sau:

KPI chiến thuật được đặt ra quá tham vọng xa rời thực tế nên không thể đạt được. KPI ngoài mục đích để đo lường hiệu quả nó còn có thể hoạt động như một tác nhân có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến tâm lý nhân viên của bạn. Bạn sẽ không muốn họ cảm thấy quanh nắm suốt tháng không đạt được chỉ tiêu và làm việc kém hiệu quả?

– Đội ngũ nhân viên của bạn yếu, không đủ khả năng đạt được KPI chiến thuật bạn đặt ra. Lúc này bạn cần coi lại cấu trúc team, các công việc mà họ đang thực hiện cũng như quy trình tuyển người từ đầu vào.

Vì vậy vấn đề quan trọng nhất chính là KPI chiến thuật được đặt ra cho người thực thi phải thực sự phù hợp và bám sát với KPI chiến lược. Các KPI này khi hoàn thành và đạt được phải tác động một cách tích cực và giúp doanh nghiệp, tổ chức đến gần hơn mục tiêu kinh doanh đề ra.

Cách tạo ra các KPI phù hợp nhất

su dung smart de tao kpi

Khi đề ra KPI cho các hoạt động, cần phải đánh giá lại xem KPI mình đã có đủ các yếu tố sau đây hay không:

Rõ ràng: KPI phải được xác định và định nghĩa một cách rõ ràng, hướng tới một mảng nào đó cần cải thiện rõ rệt. KPI không rõ ràng là yếu tố lớn nhất trong việc tạo ra các KPI vô giá trị và không có đóng góp gì trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh.

Thực tế: KPI cần phải mang tính thực tế. Bạn không thể đặt KPI cho nhân viên dựa trên một giả thuyết hay niềm tin nào đó được.

Đo lường được: cần phải có khả năng đo đếm và đánh giá được bằng số liệu, báo cáo. Một KPI không thể đo lường được hay không có chuẩn mực để đánh giá thì cũng như không có KPI.

Giao phó được, làm được: KPI này có thể giao cho người chịu trách nhiệm và có thể làm được. Nếu bạn không thể tìm được nhân viên nào để giao việc chịu trách nhiệm KPI đó hay KPI đó không có khả năng thực hiện được thì liệu KPI đó có nên tồn tại không?

Trong một mốc thời gian nhất định: cần phải có mốc thời gian nhất định để xác định khi nào công việc hoàn thành để đánh giá mức độ hoàn thành. ĐỪNG BAO GIỜ giao KPI (hay bất cứ công việc mục tiêu gì) mà không xác định một mốc thời gian cần phải hoàn thành.

KPI cho nhân viên kinh doanh

Nhân viên đạt KPIs sẽ được lãnh 100% lương và 100% các phụ cấp năng suất, nếu không đạt KPIs thì:

Số lần vi phạm

Lương

Phụ cấp

0,1%  – 10% 100% Chỉ nhận được 90%
11% – 30% 100% Chỉ nhận được 50%
31% – 50% 100% Chỉ nhận được 30%
Trên 50% 100% Không nhận được phụ cấp

 KPI cho Trưởng Phòng Kinh doanh

Lĩnh vực

KPI

Thước đo

Chỉ số/tháng

Xây dựng  hệ thống kinh doanh Thiết lập đại lý và nhà phân phối

Đại lý

Ổn định hệ thống kinh doanh Đảm bảo doanh số / tháng

Cuốn

Báo cáo số liệu Các số liệu về kinh doanh,  kho, tiêu thụ

Lần

Kiểm soát công nợ Báo cáo số liệu tiêu thụ

Lần

Thu hồi công nợ Báo cáo lượng công nợ thu hồi

Lần

Brain storm Đóng góp ý kiến để phát triển hệ thống kinh doanh & sản phẩm

Số lần

Đánh giá nhân viên Bảng đánh giá nhân viên mỗi tháng

Lần

Hoàn thành báo cáo Số lần không hoàn thành hoặc hoàn thành chậm các báo cáo cần thiết.

Lần

Nội qui của công ty Vi phạm nội qui

Lần

Tham gia các buổi họp, sinh hoạt chung của công ty, các buổi huấn luyện Vắng mặt, đi trễ trừ trường hợp có lý do chính đáng  hoặc buổi họp nằm ngoài vị trí công việc

Lần

KPI cho Sales Admin

Lĩnh vực

KPI

Thước đo

Chỉ số/tháng

Lưu trữ số liệu Lưu trữ đầy đủ tất cả các số liệu có liên quan đến công tác kinh doanh

file

Tập hợp và phân tích Tập hợp các số liệu hàng tuần: lượng kinh doanh, số liệu đại lý, KH trung thành, cấp bổ sung, biếu tặng, lượng tiêu thụ

file

Bán hàng qua điện thoại Liên lạc với các khách hàng cũ & tiềm năng

Lần

Quản lý và chăm sóc khách hàng Liên lạc qua điện thoại với các khách hàng, đại lý & giải đáp các vấn đề có liên quan trong phạm vi trách nhiệm

Lần

Phối hợp quản lý và thu hồi công nợ Đối chiếu số liệu kinh doanh, tiêu thụ của từng đại lý. Đưa kết quả công nợ mỗi tháng

Lần

Hoàn thành báo cáo Số lần không hoàn thành hoặc hoàn thành chậm các báo cáo cần thiết.

Lần

Nội qui của công ty Vi phạm nội qui

Lần

KPI cho Sales Executive

Lĩnh vực

KPI

Thước đo

Chỉ số/tháng

Thiết lập đại lý Tìm kiếm và phát triển đại lý

Đại lý

Đảm bảo doanh số Đảm bảo doanh số

Cuốn

Thu hồi báo tồn Thu hồi và nhập kho báo tồn từ các đại lý

Cuốn

Quản lý thông tin khách hàng Nắm rõ các thông tin khách hàng, cách thức giao nhận

Đại lý

Thu hồi công nợ Kiểm soát, nhắc nhở và thu hồi công nợ

Lần

Tham gia các buổi họp, sinh hoạt chung của công ty, các buổi huấn luyện Vắng mặt, đi trễ trừ trường hợp có lý do chính đáng  hoặc buổi họp ngoài vị trí công việc

Lần

Hoàn thành báo cáo Số lần không hoàn thành hoặc hoàn thành chậm các báo cáo cần thiết.

Lần

Nội qui của công ty Vi phạm nội qui

Lần

KPI cho Sales Support

Lĩnh vực

KPI

Thước đo

Chỉ số/tháng

Thu tiền bạn đọc Thu chính xác tiền và nhanh trong ngày

Lần

Cung cấp báo đến các đại  lý theo yêu cầu của Trường Phòng Kinh doanh Cung cấp báo cho các đại lý

Đại lý

Thu hồi báo tồn Thu hồi và nhập kho báo tồn từ các đại lý

Cuốn

Quản lý thông tin khách hàng Nắm rõ các thông tin khách hàng, cách thức giao nhận

Đại lý

Thu hồi công nợ Kiểm soát, nhắc nhở và thug  hồi công nợ

Lần

Hoàn thành báo cáo Số lần không hoàn thành hoặc hoàn thành chậm các báo cáo cần thiết.

Lần

Nội qui của công ty Vi phạm nội qui

Lần

 

Trên đây là giải đáp của tất cả những câu hỏi về KPI. Nếu bạn còn những thắc mắc nào thì hãy liên hệ với traloitructuyen.com chúng tôi để được giải đáp nhé.