Tiểu luận: Công tác văn thư lưu trữ cục văn thư lưu trữ thành phố đà nẵng – Tài liệu text

Or you want a quick look:

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh

của nên kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy

mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Mỗi cơ quan, tổ

chức doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng

cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức.

Để đáp ứng nhu câu của toàn xã hội, để

phù với sự thay đổi của đất nước hoạt động của các Văn phòng trong cơ

quan ngày càng được mở rộng và nâng cao. Chính vì vậy công tác văn thư ngày

càng trở nên quan trọng, là mắt xích không thể thiếu được trong hoạt động của

các cơ quan quản lý Nhà nước cũng như hoạt động kinh doanh của các doanh

nghiệp.

Lựa chọn Trung tâm lưu trữ Đà Nẵnglà địa điểm nghiên cứu để hiểu rõ

hơn về công tác lưu trữ. Lý do tôi chọn đề tài “ Công tác văn thư lưu trữ Cục

Văn thư Lưu trữ thành phố Đà Nẵng“ vì tôi là sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ

tôi muốn vận dụng những kiến thức đã học để hiểu kĩ sâu hơn. Lý do thứ hai vì

Đà Nẵng là quê hương của tôi sẽ dễ dàng thuận lợi hơn cho việc đi lại và thu

thập thông tin. Với những lý do trên tôi đã quyết định lựa chọn vấn đề này làm

đề tài cho bài tập tiểu luận của mình.

2. Lịch sử nghiên cứu

Đã có nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến công tác lưu trữ như đề

tài: “Giải pháp nâng cao nhận thức của viên chức về công tác lưu trữ nhằm phát

huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ’’ của Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ninh, đề

tài “Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội

vụ Huyện Phong Điền”. Tuy nhiên các đề tài nói trên đều chỉ nói một cách

chung nhất, chưa đi sâu nghiên cứu thực trạng chất lượng của công tác lưu trữ.

Và “thực trạng công tác văn thư lưu trữ ở Cục văn thư lưu trữ Thành phố Đà

Nẵng”

5

3. Mục tiêu nghiên cứu

Từ những cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác lưu trữ, tôi đã tìm hiểu về

thực trạng của công tác văn thư lưu trữ tại Cục văn thư lưu trữ Thành phố Đà

Nẵng. Từ đó đưa ra giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng của công tác

lưu trữ .

4. Đối tượng nghiên cứu

Công tác văn thư lưu trữ tại Cục văn thư lưu trữ Thành phố Đà Nẵng.

5. Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi không gian: Cục văn thư lưu trữ Thành phố Đà Nẵng.

- Phạm vi thời gian: số liệu điều tra vào khoảng năm 2010.

6. Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp khảo sát thực địa.

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu, thư viện.

- Phương pháp phân tích và tổng hợp.

- Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi.

- Phương pháp xử lý thông tin.

7. Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung bài báo cáo gồm có 3

chương:

CHƯƠNG 1.VÀI NÉT VỀ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ THÀNH

PHỐ ĐÀ NẴNG

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ

CỦA VĂN PHÒNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ

NẴNG

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC

VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ

NẴNG

6

CHƯƠNG 1

VÀI NÉT VỀ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Cục văn thư lưu trữ thành phố Đà nẵng là cơ quan của bộ nội vụ, thực hiện

hiện chức năng quản lý nhà nước về mặt văn thư,lưu trữ và quản lý tài liệu lữu trữ

quốc gia thuộc phòng lữu trữ nhà nước Việt Nam theo quy định của pháp luật. Qua

môn học lịch sử nhà nước và pháp luật Việt Nam chúng ta nhận thức rõ và sâu sắc

thêm về cơ cấu tổ chức bộ máy nhà nước ta hiện nay. Cục văn thư và lưu trữ thành

phố Đà Nẵng thuộc cơ cấu của bộ nội vụ, nằm trong cơ cấu bộ máy cơ quan hành

pháp ,thuộc cơ cấu bộ máy nhà nước của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt

Nam.

Việc tìm hiểu cơ cấu tổ chức bộ máy của cục văn thư lưu trữ thành phố

Đà Nẵng , những thay đổi và quá trình phát triển từ ngày thành lập đến nay đã

và đang phục vụ rất nhiều cho quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước

về mặt hành chính. Và quản lý tài liệu lưu trữ nhà nước Việt Nam.

1.1: Sự ra đời của Cục văn thư và lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Cách đây 70 năm, ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh- chủ tịch lâm

thời nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa đã thong đạt số TCP/VP. Trong đó

nêu rõ “ Tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Thông

đạt này chính là một trong những văn bản đầu tiên của nhà nước ta về công tác

lưu trữ. Đặt nền móng quan trọng cho nghành lưu trữ Việt Nam.

Để quản lý thống nhất về công tác lưu trữ, ngày 04/09/1962 chính phủ

đã ban hành nghị định sô 102/cp thành lập cựu lưu trữ thuộc phủ thủ tướng. Cục

có nhiệm vụ giúp cục thủ tướng quản lí tập trung thống nhất việc lưu trưc hồ sơ

của nhà nước. trực tiếp quản lí kho lưu trữ trung ương, sưu tầm thu thập và sắp

xếp có hệ thống tài liệu lưu trữ qua các thời đại để phục vụ công tác tra cứu.

Ngày 25/01/1991 chủ tịch đồng bộ trưởng đã ban hành nghị quyết sô 24 giao

cho cục lưu trữ quản lý công tác văn thư. Đến năm 1992. Hội đồng Bộ trưởng

giao ban tổ chức cán bộ chính phủ(Bộ Nội Vụ) trực tiếp quản lý cục văn thư và

lưu trữ nhà nước.

7

Với ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ dối với sư nghiệp

xây dựng và bảo vệ tổ quốc, ngày 17/09/2007. Thủ tướng chính phủ đã kí ban

hành quyết định sô 1229/QĐ-TTG chọn ngày 03/01 hàng năm là ngày truyền

thống của ngành lứu trữ Việt Nam. Đây là dịp nghành nội vụ nói chung những

người làm công tác văn thư lưu trữ. ĐỒng thời cũng là dịp để toàn xã hội ghi

nhận những cống hiến, đóng góp và thể hiện tình cảm tốt đẹp đối với ngành lưu

trữ và những người làm công tác lữu trữ.

Trải qua 7 thập kỷ từ khi chủ tịch Hồ Chí Minh ban hành thông đạt cho

đến nay, hệ thống các cơ quan quản lý công tác văn thư và tài liệu lưu trữ từ

trung ương cho đến địa phương đã được xây dựng và từng bước hoàn thiện tạo

thành pháp lý để thực hiện thống nhất các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu

trữ. Bên cạnh đó, hệ thống cơ sở các cơ quan lưu trữ được hình thành ở trung

ương và địa phương để quản lý,khai thác, sử dụng tài liệu của các cơ quan nhà

nước. Điều này cho thấy ngành lưu trữ Việt Nam đang không ngừng phát triển

có nhiều giải pháp để bảo vệ an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Cung cấp các chứng cớ pháp lý, luận cứ khoa học trong công việc xây dựng, bảo

vệ đất nước. Đặc biệt là trong đấu tranh bảo vệ chủ quyền biển đảo Việt Nam.

Tại thành phố Đà Nẵng ngày 06/06/1998, trung tâm lưu trữ được

UBND thành phố quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ trong

phạm vi thành phố. Đến năm 2006 UBND thành phố thành lập tại trung tâm lưu

trữ thành phố. Theo đó trung tâm thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ.

Năm 2008, thực hiện nghị định sô 13 của chính phủ. UBND thành phố

Đà nẵng chuyển giao chức năng tham mưu giúp UBND thành phố với 11 công

chức, viên chức và ngươi lao động sang trực thuộc sở nội vụ

Nhằm thống nhất đầu mối chức năng tham mưu quản lý nhà nước về

văn thư lưu trữ vừa thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử thành phố

và các hoạt động lưu trữ theo quy định thông tư số 15 của bộ nội vụ

17 năm hình thành và phát triển của lưu trữ phố so với 70 năm của

nghành là không dài nhưng trung tâm lưu trữ, phòng quản lý văn thư- lưu trữ

8

trước đây và chi cục văn thư- lưu trữ hiện nay đã phát huy truyền thống tốt đẹp

của ngành nội vụ thành phố Đà nẵng, ngành lưu trữ Việt Nam.

b. Vị trí chức năng

Cục văn thư- lưu trữ thành phố Đà Nẵng là cơ quan trực thuộc bộ nội

vụ thực hiện chức năng tham mưu sở nội vụ UBND thành phố ban hành nhiều

văn bản quy quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo triển khai công tác văn thư lưu

trữ. Tạo thành pháp lý đồng bộ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

c. Nhiệm vụ và quyền hạn

Cục văn thư và lưu trữ thành phố Đà Nẵng thực hiện các nhiệm vụ và

quyền hạn như sau:

-Trình bộ trưởng bộ nội vụ để chính phủ xem xét, quyết định

+Dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của quốc hội, ủy ban thường

vụ quốc hội, dự thảo nghị định của chính phủ, dự thảo quyết định của thủ tướng

chính phủ về văn thư lưu trữ.

+trình Bộ trưởng bộ nội vụ ban hành, quyết định.

+Dự thảo thông tư về chac văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ.

+kế hoạch dài hạn năm năm và hàng năm về công tác văn thư lưu trư.

+Tiêu chuẩn, quy định, quy phạm, và định mức kinh tế kĩ thuật và văn thư

lưu trữ.

+chương trình, đề án , dự án khác về căn thư lưu trữ.

-Tổ chức tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật về văn thư lưu trữ.

+Tổ chức thực hiện các văn bản quy bản pháp luật chiến lược, kế hoạch,

chương trình dự án sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt

-ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về căn thư, lưu trữ theo quy

định của pháp luật.

-Thực hiện sưu tầm, thu nhập, bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý xác định

giá trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản, tu bổ phục chế và đảm bảo tài liệu lưu

trữ, tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục

vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản tại các trung tâm lưu trữ

quốc gia.

9

- lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước.

-Thống nhất quản lý thống kê nhà nước về văn thư, lưu trữ.

- tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, phát triển, ứng dụng và

chuyển giao công nghệ trong văn thư và lưu trữ, hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ

thuật trong hoạt động lưu trữ.

-Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

-Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính theo

mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được cấp có

thẩm quyền phê duyệt.

-Thanh tra kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật về văn thư lưu

trữ và giải quyết khiếu nại tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật về văn thư lưu trữ.

-Tổ chức quản lý bộ máy cán bộ công chức viên chức và sử dụng biến chế

được duyệt theo quy định, thực hiện chế đọ tiền lương và các chế độ chính sách,

khen thưởng kỉ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền

quản lý của cục theo quy định của pháp luật và phân cắp của Bộ trưởng nội vụ.

-Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được

phân bố theo quy định của nhà nước và pháp luật.

-Hợp tác quốc tế về văn thư lưu trưc theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ nội

vụ.

-Thực hiện các nhiệm vụ văn thư lưu trữu theo phân cấp của bộ trưởng

nội vụ giao.

d. Tổ chức bộ máy của cục văn thư và lưu trữ Đà nẵng.

Năm 2010 tổ chức thực hiện nhiệm vụ nhà nước về văn thư- lưu trữ tại

thành phố được giao cho phòng quản lý văn thư và lưu trữ tại thành phố được

giao cho phòng quản lý văn thư và lưu trữ lịch sử do trung tâm lưu trữ lịch sử

thuộc văn phòng UBND thành phố thực hiện tuy nhiên đến nay(năm 2016)

thành phố Đà Nẵng đã bổ nhiệm lại công tác văn thư lưu trữ theo đó thành lập

chi cục văn thư lưu trữ với 9 biến chế và 2 phòng(phòng nghiệp vụ- phòng hành

chính tổng hợp).

-Các phòng chức năng giúp quản lý.

10

+Phòng nghiệp vụ văn thư-lưu trữ.

+phòng quan lý văn thư lưu trữ

+Phòng hành chính tổng hợp.

+Trung tâm lưu trữ thành phố.

+phòng kế hoạch tài chính.

1.2: Cơ cấu tổ chức,chức năng, nhiệm vụ chủ yếu từng đơn vị thuộc

cục văn thư, lưu trữ thành phố Đà Nẵng.

1.2.1. Cơ cấu tổ chức.

-Các phòng chức năng gồm có: 1 trưởng phòng phụ trách công tác chung

thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn.

1.2.2. Chức; năng, nhiêm vụ và quyền hạn.

Chức năng

-Tham mưu, giúp cục trưởng xử lý thực hiện quản lý thành phố về nghiệp

vụ văn thư lưu trữ đối với các cơ quan, quản lý tài liệu lưu trữ của thành phố.

-Nhiệm vụ và quyền hạn

Xây dựng, trình cục trưởng ban hành phương hướng, nhiệm vụ về công

tác văn thư lưu trữ hàng năm đối với các cơ quan, tổ chức trung ương.

Xây dựng trình cục trưởng ban hành hoặc để trình cơ quan tổ chức

thuộc nguộn nộp lưu tài liệu vào trung tâm lưu trữ quốc gia. Góp ý kiến đối với

các cơ quan, tổ chức trung ương trong việc ban hành các văn bản hướng dẫn

nghiệp vụ về văn thư lưu trữ.

•

Thực hiện thông báo , giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu , tư liệu

•

lưu trữ

Tổ chức nghiên cứu khoa học công nghệ và ứng dụng những thành tự khoa học

•

•

công nghệ, công nghệ thong tin vào thực tiễn công tác trung tâm

Thực hiện các dịch vụ công về công tác văn thư, lưu trữ.

Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất, ký thật, vật tư, tài sản và kinh phí của

trung tâm theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp theo cục trưởng cục

•

văn thư và lưu trữ nhà nước.

Thực hiện các nhiệm vụ khác do cục trưởng giao

hội đồng sáng kiến tổ chức kỹ thuật của cục văn thư và lưu trữ nhà nước

11

-

Nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác văn thư, lưu trữ và các

-

bộ môn khoa học liên quan,

Nghiên cứu , xây dựng trình cục trưởng và cấp có thẩm quyền ban hành các tiêu

-

chuẩn, quy định, quy phạm và định mức kinh tế- kỹ thật văn thư, lưu trữ

Tư vấn, chuyển giao các thành tựu khoa học và công nghệ, tiêu chuẩn hóa trong

-

văn thư, lưu trữ.

Cục trưởng cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thong tin khoa học và công nghệ

-

văn thư, lưu trữ

Hợp tác với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước thực hiện các hợp đồng

-

nghiên cứu khoa học và công nghệ văn thư lưu trữ,

Thu thập, bổ sung nguồn thông tin tư liệu văn thư, lưu trữ.

Tổ chức quản lý tư liệu nghiệp văn thư, lưu trữ.

Xây dựng các cơ sở dữ liệu và phục vụ khai thác thong tin tư liệu văn bản văn

-

thư, lưu trữ.

Phổ biến thông tin khoa học và công nghệ văn thư, lưu trữ và các lĩnh vực có

-

lien quan.

Quản lý tổ chức biến chế , cơ sở kỹ thuật vật tư tài sản và kinh phí của trung tâm

-

theo quy định của pháp luật và quy định của cục văn thư và lưu trữ nhà nước.

Thực hiện các nhiệm vụ khác do cục trưởng giao; lưu trữ thông tin trong các cơ

quan nhà nước và quản lý công tác thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định của

pháp luật trong phạm vi toàn quốc.

*nhiệm vụ và quền hạn:

[external_link offset=1]

-

Xây dựng trình cục và cấp có thẩm quyền chương trình, kế hoạch, đề án ứng

dụng và phát triển công nghệ thong tin trong công các văn thư, lưu trữ dài hạn,

-

hang năm và tổ chức thực hiện khi cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Xây dựng trình cục và cấp có thẩm quyền ban hành các quy định về lưu trữ

-

thong tin trong số các cơ quan nhà nước.

Quản lý thong nhất các phần mềm ứng dụng chuyên ngành thuộc phạm vi quản

lý của cục ; là đầu mối tiếp thư sự chỉ đạo và đầu tư về ứng dụng công nghệ

thong tin của các cơ quan cấp trên với cục văn thư và lưu trữ nhà nước.

-

Xây dựng, trình cục ban hành các văn bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thong

tin trong công tác văn thư, lưu trữ và hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện văn bản

đó trong toàn ngành.

12

-

Tổ chức thiết kế, xây dựng và phát triển hạ tầng trong công nghệ thong tin, các

-

phấn mềm ứng dụng chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý của cục.

Thu thâp, tích hợp, bảo đảm an toàn, tổ chức khai thác sử dụng đối với tài văn

thư, lưu trữ đã được số hóa của các cơ quan nhà nước và trung tâm lưu trữ quốc

-

gia.

Tổ chức thiết kế, xây dựng, biên tập, cập nhật thong tin, quản lý và tổ chức khai

-

thác hiệu quả website của cục văn thư và lưu trữ nhà nước.

Tổ chức thực hiện quản trị,bảo trì, bảo dưỡng hệ thong máy tính nhà nước của

-

cục văn thư và lưu trữ nhà nước.

Chuyển dao, tư vấn công nghệ thong tin trong công tác văn thư, lưu trữ theo quy

-

định của pháp luật.

Quản lý tổ chức biến chế , cơ sở kỹ thuật vật tư tài sản và kinh phí của trung tâm

theo quy định của pháp luật và quy định của cục văn thư và lưu trữ nhà nước.

Thực hiện các nhiệm vụ khác do cục trưởng giao

*nhiệm vụ và quyền hạn:

-

nhà nước.

Thực hiện các nhiệm vụ khác do cục trưởng giao

Trưởng cung cấp văn thư lưu trữ trung ương

*chức năng:

Đào tạo nhân lực trình độ trung cấp chuyên nghiệp và trình độ thấp hơn,

đáp ứng nhu cầu về nguồn lực của xã hội về văn thư, lưu trữ , hành trính văn

phòng cùng các lĩnh vực khác có lien quan theo quy định của pháp luật.

*nhiệm vụ và quyền hạn:

-

Xây dựng chỉ tiêu tuyển sinh, tổ chức tuyển sinh, tổ chức giảng dạy, hoc tập

-

quản lý người học và các hoạt động khác theo muc tiêu, chương trình giáo dục.

Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy theo chương trình khung

của bộ giáo dục và đào tạo ban hành. Tổ chức biên soạn và dịch giáo trình của

các ngành đào tạo trên cơ sở thẩm định của hội đồng thẩm định theo quy định

-

của bộ giáo dục và đào tạo.

Tổ chức nghiên cứu hoa học; ứng dụng, phát triển và chuyển giao công nghệ;

thực hiện các dịch vụ khoa học, kỹ thuật , sản xuất kinh doanh phù hợp với

ngành nghề đào tạo của trường.

13

-

Tổ chức quản lý bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức và sử dụng theo biên chế

được duyệt theo quy định; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách

khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyên

quản lý của trường theo quy định của pháp luật và phân cấp của cơ quan quản lý

-

cấp trên.

Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục của

cơ quan có thẩm quyền về kiểm định chất lượng giáo dục. Xây dựng hệ thống

-

giám sát và đánh giá chất lượng giáo dục.

Được nhà nước giao hoặc cho thuê, giao hoặc cho thuê cơ sở vật chất; được

miễn, giảm thuế; vay tín dụng; huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo

-

quy định của pháp luật.

Xây dựng cơ sở vật chất, kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa , hiện đại hóa.

Sử dụng nguồn thu từ hoạt đông kinh tế đầu tư xâu dựng cơ sở vật chất của

trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và chi cho các hoạt động giáo

-

dục theo quy định của pháp luật.

Phối hợp với gia đình người học , tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo dục ; tổ

-

chức cho cán bộ, công chức, viên chức và người học tham gia hoạt động xã hội.

Lien kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế,

nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử

dụng và việc làm. Phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội, bổ xung nguồn

-

lực cho trương.

Hợp tác với các tổ chức kinh tế giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên

-

cứu khoa học của nước ngoài theo quy định.

Thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật và

-

phâp cấp của cơ quan quản lý cấp trên.

Thực hiện các nhiệm vụ khác do cục trưởng giao.

-Giúp Cục trưởng quản lý, chỉ đạo việc lưu trữ thông tin số trong các cơ

quan nhà nước ở Trung ương.

-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.

a ) Phòng nghiệp Văn thư – Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

-

*Chức năng:

Tham mưu giúp Cục trưởng thực hiện quản lý nhà nước về nghiệp vụ văn thư,

lưu trữ đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc địa Trung ương.

14

*Nhiệm vụ và quyền hạn:

-Xây dựng, trình Cục trưởng ban hành phương hướng, nhiệm vụ về công

tác văn thư, lưu trữ hàng năm đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung

ương.

-Xây dựng, trình Cục trưởng để trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ và cơ quan

nhà nước có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn

bản hướng dẫn, ch? đạo nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.

-Xây dựng, trình Cục trưởng ban hành hoặc để trình cơ quan nhà nước có

thẩm quyền ban hành các chương trình mục tiêu, đề án, dự án quốc gia và

văn thư, lưu trữ theo phân công của Cục trưởng.

-Xây dựng, trình Cục trưởng ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

về văn thư, lưu trữ theo quy định của Bộ Nội vụ.

-Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về nghiệp

vụ văn thư, lưu trữ.

-

-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.

b)Phòngquản lí Văn thư-Lưu trữ

*Chức năng:

Giúp Cục trưởng quản lí việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư,

lưu trữ và giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu

trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ; giúp trưởng Cục Văn thư và

Lưu trữ Nhà nước thực hiện casci quy định về phòng chống tham nhũng theo sự

phân cấp của Bộ Nội vụ và theo quy định của pháp luật.

*Nhiệm vụ và quyền hạn:

-Tham mưu giúp Cục xây dựng, trình Bộ Nội vụ kế hoạch và nội dung

thanh tra văn thư, lưu trữ hàng năm.

-Thanh tra việc chấp hành pháp luật về văn thư, lưu trữ.

-Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, việc thực hiện kết luận thanh tra chuyên

ngành và kến ghị Cục trưởng bổ sung các biện pháp xử lý.

-Tiếp công dân, tiếp nhận và xử lý đơn giản như kiến nghị, khiếu nại, tố

cáo gửi đến Cục Văn thư và Lưu trữ Nh nước; tham mưu đề xuất, kiến

nghị giải quyết khiếu nại, tố cáo về lĩnh vực văn thư, lưu trữ thuộc phạm

vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.

15

-Thông qua công tác thanh tra, kiến nghị Cục Văn thử và Lưu trữ Nhà

nước tham gia với Bộ Nội vụ những vấn đề cần sửa đổi, bổ sung các văn

banrquy phạm pháp luật nhằm tăng cường công tác quản lý nhà nước về

văn thư, lưu trữ.

-Xây dưng, trình Cục trưởng phê duyệt chương trình, kế hoạch thanh tra

về giải quết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định

chung của pháp luật.

-Xác minh, kết luận, kiến nghị Cục trưởng giải quyết các khiếu nại, tố cáo

mà thủ trưởng tổ chức thuộc Cục đã giải quyết nhưng còn khiếu nại hoặc

phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật.

-Thực hiện nhiệm vụ phòng ngừa và đấu tranh chống tham những theo

quy định của pháp luật về phòng, chống tham nhũng.

-Tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện các nhiệm vụ về thanh tra văn

thư, lưu trữ; thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham

nhũng.

-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.

-Tổ chức việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức, viên chức; quản

lý biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và chính sách theo quy định; điều

động, bổ nhiệm, luân chuyển, biệt phái, từ chức, miễn nhiệm đối với công

chức và các chứng danh lãnh đạo của các tổ chức thuộc Cục theo phân

cấp quản lý của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

-Quản lý công tác quốc phòng, an ninh và bảo vệ chính trị nội bộ trong cơ

-

quan Cục, và các tổ chức thuộc Cục.

-Quản lý công tác cải cách hành chính do Cục trưởng giao.

-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.

e)Phòng hành chính văn thư lưu trữ

*Chức năng:

Tham mưu, giúp Cục trưởng quản lý và tổ chức các hoạt động hợp tác quốc tế

về văn thư, lưu trữ theo phân cấp quản lý ngành của Bộ Nội vụ và theo quy định

-

của pháp luật.

*Nhiệm vụ và quyền hạn:

-Xây dưng chiến lược, chương trình, dự án hợp tác quốc tế với các nước,

tổ chức trong khu vực và trên thế giới về văn thư, lưu trữ trình Cục trưởng

và các cấp có thẩm quyền phê duyệt.

16

-Xây dưng, tổng hợp kế hoạch hợp tác quốc tế dài hạn và hàng năm của

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và

tổ chức thực hiện khi được duyệt.

-Xây dựng kế hoạch, dự toán kinh phí và phối hợp của tổ chức thực hiện

kế hoạch đoàn ra, đoàn vào thuộc thẩm quyền của các đơn vị.

-Xây dựng nội dung, chương trình và tổ chức thực hiện các hội nghị, hội

thảo khoa học quốc tế trong nước và nước ngoài về văn thư, lưu trữ.

-Chủ trì quản lý giao dịch, trao đổi thư đối ngoại của Bộ Nội vụ, của Cục

với các nước, tổ chức nước ngoài về văn thư, lưu trữ.

-Cung cấp thông tin về văn thư, lưu trữ đối ngoại cho các quan chức nhà

nước.

-Chủ trì việc dịch và thẩm định các văn bản bằng tiếng nước ngoài do Cục

-

trưởng ban hành.

-Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê về các hoạt động công tác quốc

-

tế của Cục.

-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.

f)Phòng Kế hoạch – Tài Chính

*Chức năng:

Tham mưu giúp Cục trưởng quản lý thống nhất công tác quy hoạch tài chính, tài

-

ản và đầu tư xây dựng cơ bản.

*Nhiệm vụ và quyền hạn:

-Nghiên cứu, xây dưng chiến lược, quy hoạch các chương trình mục tiêu quốc

-

gia, đề án, dự án quốc gia phát triển văn thư, lưu trữ. Hướng dẫn tổ chức thực

hiện và kiểm tra các tổ chức thuộc Cục thực hiện chiến lược, kế hoạch, các

chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quốc gia đã được phê duyệt.

-Nghiên cứu, xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, kế hoạch

ngắn hạn trên cơ sở quy hoạch tổng thể, trình Cục trưởng phê duyệt, tổ chức

hướng dẫn các tổ chức thuộc Cụ thực hiện kế hoạch đã được ban hành. Theo

dõi, kiểm tra đôn đốc, tổng hợp cân đối tình hình hiện thực và đề xuất để Cục

trưởng điều chỉnh, ổ sung, bảo đảm thực hiện kế hoạch chung của toàn Cục.

-Hướng dẫn các tổ chức trực thuộc Cục lập dự toán thu, chi ngân hàng

năm.

-Hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức trực thuộc Cục thực hiện dự toán thu,

chi ngân sách hàng năm được giao.

17

-Kiểm tra quyết toán và tổng hợp báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách

trong toàn Cục. Thông báo duyệt quyết toán thu, chi ngân sách hàng năm cho

các tổ chức trực thuộc Cục.

-Hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức trực thuộc Cục thực hiện các quy định

-

hiện hành của nhà nước về công tác kế toán, tài chính; công tác quản lý tài sản.

-Thẩm định cc tiêu chuẩn định mức kinh tế - kỹ thuật văn thư, lưu trữ.

-Hướng dẫn các tổ chức trực thuộc Cục lập kế hoạch đầu tư xây dựng,tổng hợp

kế hoạch đầu tư xây dựng trình Cục phê duyệt. Kiểm tra đôn đốc các chủ đầu tư

thực hiện kế hoạch đầu tư xây dựng đã được duyệt theo đúng các quy định về

đầu tư xây dựng của Nhà nước.

-Hướng dẫn các chủ đầu tư thực hiện các nội dung công việc chuẩn bị đầu

tư, thực hiện đầu tư, kết thúc xây dựng, đưa dự án vào khai thác sử dụng theo

quy định của quy định của Nhà nước.

-Tổ chức thẩm định và trình duyệt dự án đầu tư và quyết toán công trình.

-Theo dõi kiểm tra đôn đốc các chủ đầu tư thực hiện đúng tiến độ thi công

-

và quản lý chất lượng công trình.

-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.

g)trung tâm lưu trữ thành phố Đà Nẵng

*Chức năng:

-Tham mưu giúp Cục trưởng tổ chức, chỉ đạo các hoạt động chung của Cục; bảo

đảm thông tin tổng hợp; điều phối việc thực hiện các chương trình, kế hoạch

công tác; quản lý công tác thi đua, khen thưởng của Cục; công tác pháp chế văn

bản, văn thư, lưu trữ, hành chính, quản trị, tài vụ của cơ quan Cục Văn thư và

-

[external_link offset=2]

Lưu trữ Nhà nước.

*Nhiệm vụ và quyền hạn:

-Theo dõi, thực hiện thông tin, tổng hợp; điều phối thực hiện chương trình, kế

-

hoạch công tác và các hoạt động chung của Cụ.

-Giúp Cục trưởng xây dựng các báo cáo định kỳ, chuyên đề đề xuất của Cục.

-Giúp việc cho lãnh đạo Cục.

-Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của Cục, giúp Cục trong quản lý

-

thống nhất công tác thi đua, khen thưởng của Cục.

-Giúp Cục turonwgr chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế văn bản bảo mật

các tổ chức trực thuộc Cụ và trực tiếp thực hiện công tác này của cơ quan Cục.

18

-

-Giúp Cục trưởng tổ chức xây dựng, áp dụng, duy trì và cỉa tiến hệ thống quản

lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, ứng dụng công nghệ thông tin trong

-

công tác quản lý của cơ quan Cục.

-Tổ chức các cuộc họp giao ban trong cơ quan Cục, các hội nghị liên kết, tổng

kết năm của Cục; tổ chức các hội nghị chuyên đề của Cục và các ngành, ghi biên

-

bản, lập và quản lý hồ sơ các hội nghị, cuộc họp.

-Bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện, kỹ thuật cho hoạt động củ cơ quan; tổ

chức lễ tân, bảo đảm vệ sinh, phòng cháy, chữa cháy, phòng chống lũ lụt, bảo

-

đảm kỷ luật lao động, trật tự theo nội quy của cơ quan.

-Xây dưng các đề án, dự án về hiện đại hóa công sở và các công việc thuộc chức

-

năng nhiệm vụ của văn phòng.

-Tực hiện 1 số dịch vụ công trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

-Quản lý về tổ chức, biên chế, tài sản, kinh phí của Văn phòng theo quy định của

pháp luật và phân cấp của Cục trưởng

19

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG

CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

2.1 Công tác văn thư của văn phòng cục văn thư và lưu trữ nhà nước

2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư của văn phòng cục văn

thư và lưu trữ Nhà nước.

-

Nhìn chung công tác quản lí và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn

phòng cục văn thư và lưu trữ nhà nước rất hợp lí và phù hợp với chức năng,

-

nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của văn phòng.

Hiện nay, văn phòng cục văn thư và lưu trữ nhà 27 người ,trong dố 14 biên chế

và 13 hợp đồng với độ tuổi từ 20 đến 50. Ngoài chánh văn phòng phụ trách

-

chung còn có 1 phó chánh văn phòng phụ trách công tác quản trị, tài vụ;

Phòng hành chính tổng hợp- thi đua gồm có: 1 phó trưởng phòng giúp lãnh đạo

văn phòng trong công tác tổng hợp, pháp chế, thi đua khen thưởng, văn thư,lưu

trữ; 1 văn thư chuyên trách; 1 lưu trữ kiêm nhiệm; 1 kỹ thuật viên đánh máy; 1

-

chuyên viên thi đua khen thưởng; 1 chuyên viên tổng hợp-pháp chế;

Phòng quản trị gồm có : 2 phó trưởng phòng giúp lãnh đạo văn phòng trong

công tác kế toán, thủ quỹ, quản trị, bảo vệ, lễ tân…1 thủ quỹ, 1 quản trị và một

-

độ ngũ nhân viên làm công tác lái xe,bảo vệ ,tạp vụ…

Phòng kế toán gồm có: 1 trưởng phòng và 1 chuyên viên giúp lãnh đạo văn

-

phòng công tác kế toán, tài chính.

Hiện nay, văn phòng có 1 người có trình độ thạc sĩ, 8 người có trình độ đại học

và hầu hết đều được đào tạo đúng chuyên ngành phù hợp với công việc được

giao. Hàng năm, văn phòng luôn đào tạo điều điện để cán bộ tham gia các khóa

học ngắn hạn và dài hạn để nâng cao trình độ chuyên môn đáp ứng ngày một tốt

hơn

2.1.2. Công tác chỉ đạo công tác văn thư ở văn phòng cục văn thư và

-

lưu trữ nhà nước.

Cục trưởng cục văn thư và lưu trữ nhà nước quản lý thống nhất công tác văn thư

-

của các cơ quan, đơn vị trưc thuộc cục .

Mọi hoạt động trong phạm vi công tác văn thư của cục văn thư và lưu trữ nhà

nước phải tuân theo chế độ bảo vệ bí mật hiện hành của nhà nước.

20

2.2 .Thực trạng tình hình công tác văn thư ở văn phòng cục văn

thư và lưu trữ nhà nước

2.2.1. Cơ sở khoa học

-

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều hành công

việc của, cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức một

phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì

những điều đó mà công tác văn thư của cục văn thư và lưu trữ nhà nước rất được

quan tâm. Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt

động khác của cục diễn ra nhanh chóng, đảm bảo đúng tiến độ giải quyết công

-

việc .

Nội dung công tác văn thư bao gồm một hệ thống các chuyên môn sau:

+Xây dựng và ban hành văn bản

+Quản lý văn bản đi và văn bản đến

+lập hô sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

+Quản lý và sử dụng con dấu.

-

Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý, đóng vai trò quan trọng

trong hoạt động của văn phòng. Công tác này ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng

-

quản lý nhà nước của cục văn thư và lữu trữ nhà nước.

Như vậy việc thực hiện tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp thông tin cho

hoạt động quản lý của cục văn thư và lưu trữ nhà nước, góp phần giảm tỷ lệ nan

quan lieu, giấy tờ, đảm bảo giữ gìn bí mật của cục và nhà nước, đảm bảo giữ gìn

đầy đủ tài liệu, hồ sơ, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.

2.2.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư ở văn phòng cục văn thư

và lưu trữ thành phố Đà Nẵng

Văn phòng cục văn thư và lưu trữ Đà Nẵng gồm có 1 cnas sự văn thư thư

trình độ cấp trung cấp văn thư lữ trữ và 1 kỹ thuật viên đánh máy.Phòng văn thư

được bố trí ở tầng 1

Cán bộ làm công tác văn thư của cơ quan đã được đào tạo về chuyên môn

nghiệp vụ, có trình độ kinh nghiệm, có phẩm chất chính trị tốt. Đã hiểu rõ được

tầm quan trọng cua công việc và nhiệm vụ được giao lên luôn làm tốt công việc

của người cán bộ làm công tác văn thư trong nghiệp vụ chuyên môn.

21

Để làm tốt công tác văn thư thì việc chỉ đạo, điều hành là một như cầu

quan trọng.Vì vậy, công tác văn thư của cục lưu trữ thành phố Đà Nẵng đặt dưới

dự chỉ đạo trực tiếp của chánh văn phòng và lãnh đạo cục.

Công tác văn thư đóng 1 vị trí quan trọng trong mọi hoạt động cua cục, nó

là tiền đề cho công tác lưu trữ phát triển.

*Cách bố trí nơi làm việc

Để thuận tiện cho công việc quản lí điều hành của cơ quan và của cán

bộ văn phòng nói riêng và cán bộ công chức trong cơ quan nói chung các phòng

làm việc vủa văn phòng cục bố trí ở tầng 1 được sắp xếp theo kiểu truyền thống.

Mỗi bộ phận thuộc văn phòng được bố trí từng phòng riêng biệt và gần nhau. Bộ

phận tổng hợp có chức năng là thư ký cho lãnh đạo phòng thường trực được bố

trí ở cổng cơ quan

-Ưu điểm:

Việc bố trí làm việc của văn phòng cục văn thư và lữu trữ thành phố Đà

Nẵng đã tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động chung của văn phòng. Đồng

thời tạo thuận lợi cho việc giao dịch của các cơ quan tổ chức cá nhan ngoài cơ

quan đạt hiểu quả nhanh chóng, phát huy khả năng sang tạo tư duy độc lập từng

cá nhân bộ phận.

-

Nhược điểm

Tuy nhiên có hạn chế nhất định trong cách bố trí phòng làm việc như

vậy việc kiểm tra giám sát, không được thực hành thường xuyên. Điều này dễ

gây ảnh hưởng đến tiến độ chất lượng công việc.

*Các trong thiết bị

Cùng với con người trong thiết bị có vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lực

cho để công chức cán bộ hoàn thành công việc được xử lý nhanh chóng kịp thời

và chính xác nhàm nâng cao năng suất cung cấp nhiều thông tin hơn cho lãnh

đạo. Đồng thời trang thiết bị cũng góp phần làm giảm chi phí về nhân lực cộng

với những chi phí khác kèm theo.

100% cán bộ, công chức thuộc văn phòng có lien quan đến công tác công

văn, giấy tờ đều được trang bị máy vi tính,máy in laze và được kết nối mạng nội

22

bộ để được kịp thời truy cập những thông tin cần thiết phục vụ cho các yêu cầu

của công việc. các máy vi tính đều được cài đặt các phần mềm đáp ứng được các

tính chất công việc của từng cán bộ, công chức như winword, excel, phần mềm

về văn thư, phần mềm về lưu trữ….các thiết bị như ghế có nút điều chỉnh độ cao

thấp và có trục xoay, bàn làm việc cán bộ văn phòng có 3 ngăn dung để đựng

hồ sơ tài liệu. Các trang thiết bị khác như máy điện thoại, tủ đựng tài liệu, điều

hòa, quạt, thiết bị lắp sang và văn phòng phẩm là yêu tố không thể thiếu trong

văn phòng. Ngoài ra do yêu cầu của công việc nên văn phòng được trnag bị máy

fax máy photocopy máy hủy tài liệu, máy scan văn bản. các trang thiết bị này

giúp văn phòng nhận và truyền đi những thông tin về quản lý phải lien hệ với

các cơ quan cấp trên cơ quan cấp duwois hoặc cơ quan ngang cấp được diễn ra

nhanh chóng thuận lợi giảm lãng phí thời gian cho nhân viên văn phòng và nâng

cao hiệu quả công việc như: lịch làm việc phân công nhiện vụ, gửi văn bản và

nhận báo cáo.

•

•

Tổ chức và biên chế của văn thư chuyên trách

Hình thức văn thư của cục văn thư và lưu trữ thành phố Đà Nẵng được tổ chức

theo mô hình hỗn hợp ( vừa phân tán vừa tập trung) đây là 1 mô hình hoàn toàn

phù hợp đối với tình hình hoạt động của cơ quan hiện nay với nhiều phòng, ban

thì việc tổ chức văn thư theo kiểu hỗn hợp sẽ giúp cho việc quản lý, điều hành

của lãnh đạo đạt hiểu quả cao nhất.

Tại văn phòng cục có 1 cán sự văn thư trình độ trung cấp văn thư, lưu trữ

và 1 kỹ thuật viên đánh máy. Bộ phận này được trang bị các thiết bị đầy đủ máy

tính, máy in, máy fax, máy photocopy ,hủy tài liệu. Tại các tổ chức thuộc cục có

tài khoản riêng, con dấu riêng đều có văn thư chuyên trách.Trình độ đại học

chuyên nghành văn thư lưu trữ tại các đơn vị có 1 chuyên viên công tác văn thư

ở đơn vị của mình.

Với chức năng giúp bộ trưởng bộ nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn

thư lưu trữ quản lý thành phố về hành chính, cục văn thư lưu trữ thành phố Đà

Nẵng đã soạn thảo nhiều văn bản hướng dẫn thực hiện công tác văn thư lữu trữ

trên phạm vi thành phố, toàn quốc. Chính vì là cơ quan đầu ngành về văn thư

23

lưu trữ thành phố Đà Nẵng rất quan tâm đến công tác này tại khối cơ quan và tổ

chức trực thuộc. Theo định kỳ cục văn thư và lưu trữ tổ chức tổng kết văn thư

lưu trữ toàn cục. Thành phần tham dự bao gồm cán bộ phụ trách và cán bộ trực

tiếp làm công tác văn thư lưu trữ của tất cả các đơn vị trực thuộc cục tổng kết

nhằm nhận xét đánh giá về công tác văn thư lưu trữ rút ra nhược điểm tổ chức

thực hiện công tác này đồng thời vạch ra những nhiệm vụ cân =f thực hiện trong

2 năm tiếp theo.

•

Soạn thảo và ban hành văn bản

-Thẩm quyền ban hành văn bản

Các hình thức văn bản hành chính do cục văn thư và lưu trữ thành phố Đà

Nẵng bao gồm quyết định, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề

án , báo cáo, văn bản, tường trình,hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng

nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phep, giấy biên nhận

hồ sơ,phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu trình báo.

-Số lượng các loại văn bản ban hành trong 1 năm của cục văn thư và lữu

trữ thành phố Đà Nẵng. Số lượng văn bản trong 1 năm nhiều hay ít là nhiệm vụ

cụ thể và phạm vi hoạt động là rộng hay hẹp. với chức năng giúp bộ trưởng bộ

nội vụ quản lý nhà nước, lãnh đạo thành phố quản lý hành chính về công tác văn

thơ trong phạm vi thành phố lên số lượng văn bản ban hành của cục văn thư và

lưu trữ thành phố Đà nẵng theo từng năm

HIện nay văn bản đi của cục văn thư và lưu trữ của thành phố Đà Nẵng

được lập số và đánh số theo 5 hình thức: quyết định, bản sao, giấy giới

thiệu,giấy đi, đường và các hình thức khác.

Đường các hình thức văn bản khác. Văn bản của văn phòng được đánh số

riêng là vì số lượng không nhiều nên các hình thức do văn phòng phát triển đều

có cùng 1 hệ thống số chung:

-

Thể thức văn bản cục văn thư và lưu trữ nhà nước

Thể thức văn bản quản lý nhà nước là toàn bộ những yếu tố bắt buộc phải

có trong một văn bản và được quy định trong các văn bản quy pham pháp luật.

nhằm đảm bảo cho văn bản có giá tri pháp lý và hiệu lực thi hành trong thực tế .

24

Các văn bản của cục văn thư và lưu trữ nhà nước được biên soạn theo

đúng thể thức và trình bày theo quy định tại thong tư số 55/2005/TTLT-BNVVPCP, ngày 6/5/2005 của bộ nội vụ văn phong chính phủ hướng dẫn về thể thức

kỹ năng trình bày văn bản theo đúng quy định và được cụ thể tại quyết định số

345/QĐ-VTLTNN ngày 27/10/2007 của cục trưởng cục cục văn thư và lưu trữ

nhà nước ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ.

Thể thức văn bản gồm: quốc hiệu; tên cơ quan ; số và ký hiệu văn bản;

nội dung văn bản ; chữ ký của người có thảm quyền;dấu cơ quan; nơi nhận văn

bản; dấu chỉ có mức độ mật khẩn.

Trong một số trường hợp khi ban hành văn bản để them địa chỉ cơ quan;

số điện thoại; sồ fax ;email;website để tiện lien hệ.

Thể thức bản sao gồm: tên cơ quan;số;ký hiệu bản sao; địa danh và ngày

tháng năm sao; chức vụ họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký sao;dấu

cớ quan; tổ chức văn bản; nơi nhận bản sao .

Phần lớn các văn bản do cục văn thư và lưu trữ nhà nước ban hành đều

đúng thể thức. tuy nhiên thể thức 1 văn bản còn chưa thong nhất như giấy tờ

mới, biên bản còn chưa có quy định cụ thể là biên bản hay không ?

- Quy trình soản thảo và ban hanh văn bản.

Việc thực hiện văn bản được thực hiện như sau:

Căn cứ nội dung tính chất của văn bản cần soạn thảo lãnh đạo cuc chao

cho một đơn vị hoăc cá nhân soạn thảo hoặc chủ chì soạn thảo. đơn vị hoăc cá

nhân soạn thảo hoặc chủ chì phải sác định hình thức, nội dung và độ mật, độ

khẩn của văn bản cần soạn thảo ; thu thập;xử lý thong tin có lien quan; dự thảo

văn bản

Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị hoăc cá nhân soạn thảo hoặc chỉ chì trình

kèm theo văn bản, tài liệu có lien quan ; đối với các văn bản có vấn đề quan

trọng , phức tạp hoặc lien quan đến nhiều đơn vị , cà nhân thì trình bằng phiếu

trình.

Hồ sơ trình duyệt được trình cho văn phòng cục để trình có người thẩm

quyền. sau đó bản thảo được chuyền cho cán bộ chuyên môn để đánh máy( bản

25 [external_footer]