TIỂU LUẬN: Xây dựng một quy trình tổ chức sự kiện phù hợp với tình hình của các – Tài liệu text

Or you want a quick look:

cáo đang dần trở nên tràn lan và gần như bão hòa thì PR là phương pháp mà các

doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và chú ý. PR có ảnh hưởng tích cực trong việc

quảng bá hình ảnh thương hiệu với các chương trình hành động được thiết kế và

hoạch định tỉ mỉ, cẩn thận nhằm có được sự thừa nhận của công chúng và thông tin

đến họ những hoạt động của doanh nghiệp.

Một trong những công cụ hữu hiệu của PR là event - tổ chức sự kiện - một công cụ

đang được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng để quảng bá cho thương hiệu

của mình. Những lợi ích mà tổ chức sự kiện mang lại là không thể phủ nhận. Bên

cạnh nó là một cách để quảng bá sản phẩm, thương hiệu thì đó cũng là cách rất hiệu

quả để doanh nghiệp tiếp cận gần hơn đối với khách hàng , nhất là đối với khách

hàng mục tiêu.

Tổ chức sự kiện là một hoạt động cần thiết đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện

nay, nhưng việc nghiên cứu và sử dụng nó như một công cụ PR hữu hiệu thì vẫn

còn ở giai đoạn đầu. Khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, các

doanh nghiệp Việt Nam càng nhận thức rõ ràng hơn về tầm quan trọng của tổ chức

sự kiện. Điều đó giúp doanh nghiệp có một cái nhìn mới mẻ hơn về hoạt động này.

Tổ chứ sự kiện không chỉ đơn thuần là một hoạt động giới thiệu, quảng bá sản

phẩm, hình ảnh hoạt động của doanh nghiệp mà hiện nay nó còn là một nghề thời

thượng đang được giới trẻ ưa thích và quan tâm tới nó.

2. Mục tiêu nghiên cứu:

Đề tài được nghiên cứu với hai mục tiêu chính :

- Phân tích vai trò, tầm quan trọng của tổ chức sự kiện đối với các doanh

nghiệp Việt Nam hiện nay.

- Xây dựng một quy trình tổ chức sự kiện phù hợp với tình hình của các doanh

nghiệp Việt Nam thời kì hậu WTO.

3. Nhiệm vụ nghiên cứu :

Hướng tới những mục tiêu trên thì nhiệm vụ của cuộc nghiên cứu đặt ra :

- Tìm hiểu về tổ chức sự kiện và vai trò của tổ chức sự kiện trong hoạt động

kinh doanh nói chung.

- Những thách thức đặt ra đối với những người tổ chức sự kiện.

- Những đặc điểm của môi trường kinh doanh Việt Nam trong nền kinh tế thị

trường tạo điều kiện cho việc ứng dụng tổ chức sự kiện.

- Đưa ra một quy trình tổ chức sự kiện theo dạng quy chuẩn, phân tích tính

phù hợp của nó đối với các doanh nghiệp Việt Nam thời kì hậu WTO.

4. Đối tượng, phương pháp và phạm vi nghiên cứu :

Đối tượng nghiên cứu:

- Đề tài của chúng tôi tập trung nghiên cứu những đối tượng chính là: Lý

thuyết về tổ chức sự kiện, vai trò và vị trí của tổ chức sự kiện trong xây dựng

và quảng bá thương hiệu. Để minh họa cho lý thuyết này, những tài liệu, bài

báo và những doanh nghiệp đã và đang sử dụng công cụ này trong hoạt động

kinh doanh.

- Để có được những thông tin xác thực, chúng tôi cũng sẽ hướng nỗ lực của

mình tới những người làm công việc tổ chức sự kiện, các doanh nghịêp sử

dụng tổ chức sự kiện như một công cụ PR hiệu quả

Phương pháp nghiên cứu :

Nghiên cứu đề tài này chúng tôi sử dụng những phương pháp:

- Phương pháp nghiên cứu tại bàn:

- Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường: bằng điều tra phỏng vấn, quan sát

và điều tra.

- Bên cạnh đó để tìm hiểu ý nghĩa của những tài liệu và thông tin thu thập

được, chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp như:

 Phương pháp phân tích tổng hợp: Mục đích để chứng minhcác luận

điểm mà đề tài đưa ra một cách thuyết phục hơn.

 Phương pháp hệ thống tư duy: Trên cơ sở phân tích thông tin thống kê

số liệu, thông tin về doanh nghiệp, khách hàng người tiêu dùng, đặc

điểm của tổ chức sự kiện, chúng tôi xây dựng lên những luận điểm cơ

bản của nội dung đề tài.

 Phương pháp so sánh đối chiếu: Chúng tôi tiến hành so sánh, đối

chiếu các thông tin đã thu thập được về các doanh nghiệp để rút ra

những kết luận xác đáng trong nội dung nghiên cứu.

Phạm vi nghiên cứu:

- Về thời gian, phạm vi nghiên cứu của chúng tôi tập trung vào khoảng thời

gian từ năm 2000 đến nay.

- Về không gian giới hạn trong các doanh nghiệp, người tiêu dùng Việt Nam.

5. Dự báo nội dung báo cáo nghiên cứu:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung báo cáo nghiên cứu của chúng tôi bao

gồm 3 nội dung chủ yếu sau:

 Tổ chức sự kiện - Một công cụ PR trong truyền thông Marketing.

 Tổ chức sự kiện ở Việt Nam.

 Một số đề xuất nhằm tối đa hoá hiệu quả của công việc sử dụng tổ

chức sự kiện tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.

PHẦN NỘI DUNG

1. Tổ chức sự kiện - Một công cụ PR trong truyền thông marketing

1.1. Truyền thông trong marketing

1.1.1. Bản chất của hoạt động truyền thông trong marketing

Hoạt động Marketing hiện đại rất quan tâm đến các chiến lược xúc tiến hỗn hợp.

Đây là một trong 4 nhóm công cụ chủ yếu của Marketing – mix mà doanh nghiệp có

thể sử dụng để tác động vào thị trường mục tiêu nhằm đạt mục tiêu kinh doanh của

doanh nghiệp. Bản chất của các hoạt động xúc tiến chính là truyền tin về sản phẩm

và doanh nghiệp tới khách hàng để thuyết phục họ mua. Vì vậy, có thể gọi đây là

các hoạt động truyền thông Marketing.

Những doanh nghiệp kinh doanh hiện đại thường tổ chức điều hành một hệ thống

xúc tiến hỗn hợp phức tạp. Một số dạng chủ yếu thường được các công ty sử dụng

trong các chiến lược xúc tiến hỗn hợp là:

- Quảng cáo: bao gồm mọi hình thức giới thiệu một cách gián tiếp và đề cao

về những ý tưởng, hàng hóa hoặc dịch vụ được thực hiện theo yêu cầu của chủ thể

quảng cáo và chủ thể phải thanh toán các chi phí.

- Xúc tiến bán (khuyến mại): là những biện pháp tác động tức thời ngắn hạn

để khuyến khích việc mua sản phẩm hay dịch vụ.

- Tuyên truyền (quan hệ công chúng): là việc kích thích một cách gián tiếp

làm tăng nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ hay tăng uy tín của một đơn vị kinh doanh

bằng cách đưa ra những tin tức có ý nghĩa thương mại về chúng trên các phương

tiện thông tin đại chúng, các ấn phẩm và miễn phí.

- Bán hàng cá nhân: là sự giới thiệu bằng miệng về hàng hóa và dịch vụ của

người bán hàng qua cuộc đối thoại với một hoặc nhiều khách hàng tiềm năng nhằm

mục đích bán hàng.

- Marketing trực tiếp: là việc sử dụng một hoặc nhiều công cụ truyền thông

marketing để ảnh hưởng đến quyết định mua trực tiếp của khách hàng và tạo nên

các giao dịch kinh doanh ở mọi địa điểm.

Trong mỗi loại trên lại bao gồm một tập hợp các công cụ chuyên biệt để thực hiện

truyền thông Marketing thích hợp trong những thị trường cụ thể đối với những hàng

hóa cụ thể, ví dụ như quảng cáo đặc biệt, chiến dịch quảng cáo, triển lãm, hội

chợ,catalog, pano áp phích, quà tặng, phiếu dự xổ số v.v

Để thực hiện được hoạt động xúc tiến khuyếch trương một cách hiệu quả, doanh

nghiệp cần nghiên cứu kỹ bản chất của truyền thông Marketing và những phương

thức thực hiện hoạt động truyền thông như thế nào.

1.1.2. Vai trò của truyền thông marketing trong hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp Việt Nam

Nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh trên thị trường, có một sản phẩm tốt thôi chưa

đủ, doanh nghiệp cần phải xây dựng thương hiệu của mình thành một thương hiệu

được khách hàng ưa chuộng. Để đạt được điều này doanh nghiệp cần phải truyền

thông tới thị trường để khách hàng biết những tính năng, ứng dụng, tính ưu việt và

lợi ích của sản phẩm mình. Ngoài ra doanh nghiệp cũng cần xây dựng mối quan hệ

với khách hàng và duy trì củng cố mối quan hệ này. Vì những yêu cầu trên doanh

nghiệp cần có một chiến lược truyền thông marketing.

Có nhiều hình thức truyền thông marketing khác nhau. Doanh nghiệp có thể truyền

thông trực tiếp, mặt đối mặt, sử dụng đội ngũ bán hàng, hoặc thông qua trung tâm

dịch vụ điện thoại, hoặc một cách gián tiếp sử dụng quảng cáo , hoạt động thúc đẩy

thương mại, truyền thông điện tử, hoặc là các vật dụng trưng bày tại điểm bán hàng.

Yếu tố chọn công cụ truyền thông marketing nên dựa trên nguyên tắc phương tiện

nào giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả kinh tế nhất, cụ thể

là phương tiện nào đạt hiệu quả cao nhất trên cùng một khoảng chi phí bỏ ra.

[external_link offset=1]

Trên thực tế doanh nghiệp có nhiều phương thức đa dạng trong việc truyền thông

với khách hàng, nhưng vẫn có thể phân biệt thành hai loại chính:

1. Truyền thông phi cá thể, chẳng hạn quảng cáo, vật dụng trưng bày tại điểm

bán hàng, thúc đẩy bán hàng truyền thông điện tử và quan hệ cộng đồng.

2. Truyền thông cá thể (trực tiếp mặt đối mặt), cụ thể là hoạt động gặp mặt trực

tiếp giữa nhân viên bán hàng và khách hàng như bán trực tiếp hoặc trung

tâm dịch vụ điện thoại.

Cho nên có thể nói có khá nhiều hình thức truyền thông để doanh nghiệp lựa chọn.

Họ có thể sử dụng đơn độc một loại hoặc sử dụng một tập hợp nhiều kỹ thuật cùng

một lúc, nếu cần thiết để đạt được hiệu quả tối đa trong ngân sách hạn hẹp.

Quảng cáo là một phương thức phổ biến về truyền thông phi cá thể, sử dụng những

phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình, truyền thanh, bảng quảng cáo,

tờ poster… Tuy nhiên vẫn có nhiều vấn đề cần phải xem xét cẩn thận trước khi đưa

ra quyết định chi tiêu cho quảng cáo. Chẳng hạn có nhiều người cho rằng quảng cáo

là lãng phí, chi phí tiêu dùng vào phương tiện truyền thông có thể mang lại hiệu quả

hơn nếu dùng vào việc bán hàng tiếp xúc cá nhân.

Do vậy vấn đề là làm thế nào để xây dựng được một chiến lược truyền thông hỗn

hợp thích hợp. Mục tiêu truyền thông marketing bao gồm các mục tiêu sau :

- Mục tiêu xây dựng sự nhận biết biết (awareness building): Làm cho khách

hàng tiềm năng biết được sự có mặt của bạn và sản phẩm mà bạn cung cấp, mục

đích nhằm khi có nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ mà bạn cung cấp, ngay lập tức

khách hàng nhớ đến sản phẩm thương hiệu của bạn.

- Mục tiêu đưa tin (informational): Báo cho thị trường, khách hàng biết về

sản phẩm mới, giới thiệu một sản phẩm mới vào thị trường; thông báo về việc thay

đổi giá; giới thiệu mô tả về các dịch vụ sãn sàng phục vụ; uốn nắn những nhận thức

sai lệch; xây dựng một hình ảnh đặc biệt.

- Mục tiêu thuyết phục (persuasive): Thay đổi nhận thức về tính chất của sản

phẩm; điều chỉnh thái độ, hành vi của khách hàng; kích thích nhu cầu (thuyết phục

khách hàng mua ngay); thuyết phục khách hàng tiềm năng tiếp nhận thêm thông tin;

cung cấp thông tin theo yêu cầu.

- Mục tiêu nhắc nhở (remiding): Nhắc nhở khách hàng rằng trong tương lai

họ có thể cần đến sản phẩm dịch vụ của chúng ta; nhắc khách hàng sản phẩm được

bán ở chỗ nào; duy trì sự nhận biết của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ ở mức

độ cao nhất; nằm trong nhóm sản phẩm/dịch vụ được cân nhắc xem xét.

- Mục tiêu xây dựng thương hiệu (brand building): Trong những loại hình

truyền thông này, thương hiệu hiện diện một cách rất rõ ràng và những gì mà người

ta muốn nói lên thông qua thương hiệu cũng được thể hiện một cách rất rõ ràng.

- Mục tiêu làm thay đổi nhận thức (change perception): Những loại hình

truyền thông này có nhiệm vụ làm thay đổi nhận thức về doanh nghiệp từ thế này

sang thế khác. Nếu thành công bạn có thể nói: khi tôi nghĩ về thương hiệu A tôi

nghĩ ngay đến B. Họ truyền đi những thông điệp mạnh mẽ và những khẳng định về

định vị.

- Mục tiêu bán hàng (sell a product): Tất cả những hoạt động truyền thông

cuối cũng rồi cũng dẫn tới mục tiêu là bán được sản phẩm/dịch vụ.

- Mục tiêu đánh vào đối thủ cạnh tranh (comparing competition): Được dùng

rộng rãi trong quảng cáo xe, quảng cáo máy tính… bất kì sản phẩm nào mà khách

hàng dễ bị tác động bởi các điểm nổi bật của sản phẩm. Cần cẩn thận với loại hình

truyền thông này vì dễ bị kiện vì lừa dối khách hàng.

Chiến lược truyền thông là một phần của chiến lược thị trường. Một chiến lược

truyền thông cụ thể tạo ra một định hướng cần thiết cho mọi hoạt động truyền

thông, nó giúp doanh nghiệp chuyển thông điệp của mình tới khách hàng một cách

nhanh chóng và hiệu quả qua đó tạo ra một vị trí vững chắc trong suy nghĩ, nhận

thức của khách hàng. Chiến lược truyền thông bao gồm các yếu tố sau đây:

- Đối tượng mục tiêu: Rõ ràng là bạn phải xác định rõ đối tượng khách hàng

sẽ nhận các thông điệp truyền thông của bạn là ai. Bạn cũng cần phân định rõ ràng

giữa khách hàng hiện hữu và khách hàng tiềm năng. Bởi vì giữa hai đối tượng này

bạn sẽ có thể gửi đi những thông điệp khác nhau.

Ngoài ra bạn cũng cần xem xét yếu tố tạo nên sự khác nhau giữa một nhóm khách

hàng này với một nhóm khách hàng khác. Sự khác nhau có thể được phân định bởi

nhu cầu, tuổi tác, địa lý, thu nhập, tâm lý hoặc lối sống.

Cần lưu ý là số lượng người mà bạn cố truyền thông đến càng lớn thì thông điệp của

bạn càng thiếu cụ thể thiếu thuyết phục.

- Thông điệp định vị: Bằng cách định vị bạn chọn cho mình một vị trí trong

trí óc khách hàng. Hiện nay khách hàng như bị quá tải do họ là đích ngắm của nhiều

thông điệp khác nhau. Giữa một rừng thông điệp truyền thông như vậy, một định vị

tốt giúp bạn tìm được một con đường đi vào nhận thức suy nghĩ của khách hàng và

lưu lại đó lâu dài.

- Mục tiêu truyền thông: Mục tiêu truyền thông là cái mà bạn muốn đạt được

qua một chương trình truyền thông. Mục tiêu truyền thông có thể là xây dựng một

hình ảnh một giá trị thương hiệu; gia tăng nhận biết của khách hàng về một loại sản

phẩm, một dịch vụ; thông báo về một chương trình khuyến mại; giới thiệu một sản

phẩm mới cùng những lợi ích mà nó mang lại cho khách hàng; uốn nắn những nhận

thức lệch lạc về một thương hiệu một công ty… Xác định mục tiêu truyền thông cụ

thể, giúp bạn có cơ sở để đo lường hiệu quả của một chương trình truyền thông.

- Chiến lược tiếp cận và thông điệp cần truyền đi: Chỉ bằng sự hiểu biết của

mình về khách hàng và thị trường bạn mới có thể xây dựng cho mình một chiến

lược tiếp cận khách hàng hiệu quả. Bạn cũng cần xác đinh thông điệp của mình

muốn truyền đến khách hàng là gì, thông điệp đó phản ánh nỗ lực của bạn trong

việc chiếm lấy một vị trí trong tâm trí khách hàng mà bạn đã định vị. Thông điệp đó

có thể truyền đến khách hàng bằng một phương tiện truyền thông đơn lẻ hoặc một

tập hợp của nhiều phương tiện truyền thông khác nhau tuỳ vào từng đặc điểm khách

hàng, thị trường và tuỳ vào khả năng của bạn.

- Truyền thông và hiệu quả kinh doanh: Muốn hay không truyền thông phải

mang lại hiệu quả kinh doanh và do vậy cần phải được đo lường. Người ta đo lường

hiệu quả truyền thông bằng cách so sánh hiệu quả đạt được với mục tiêu truyền

thông ngay từ đầu. Ngoài ra người ta còn so sánh chi phí bỏ ra giữa những phương

tiện truyền thông khác nhau để đạt được một đơn vị đo lường cụ thể.

- Theo đuổi: Một sản phẩm hoàn toàn mới đáp ứng một nhu cầu cần thiết

của khách hàng thường dễ đi vào lòng người hơn là một sản phẩm không có gì khác

biệt so với những sản phẩm cùng loại khác và cùng tham gia trên một thị trường.

Xây dựng một thương hiệu đòi hỏi sự kiên trì và một chiến lược truyền thông lâu

dài.

1.1.3. PR- Một công cụ hiệu quả của truyền thông marketing

Có nhiều cách để xây dựng thương hiệu, mỗi cách đều có tác dụng riêng của nó,

quan hệ công chúng – PR – là một biện pháp có hiệu quả để xây dựng thương hiệu.

PR là một hệ thống các nguyên tắc và hoạt động có liên hệ một cách hữu cơ, nhất

quán nhằm tạo dựng một hình ảnh, một ấn tượng, một quan niệm, nhận định hoặc

một sự tin tưởng nào đó. Ở nước ta hiện nay, những năm gần đây đã có nhiều doanh

nghiệp sử dụng PR như một công cụ quan trọng trong tiếp thị và phát triển thương

hiệu. PR là một quá trình thông tin hai chiều. Doanh nghiệp (chủ thể của hoạt động

PR) không chỉ đơn thuần đưa ra các thông tin về hàng hóa dịch vụ, về doanh nghiệp

và hoạt động của doanh nghiệp tới những nhóm khách hàng đã định trước mà phải

lắng nghe những thông tin phản hồi từ phía các đối tượng được truyền tin. Thông

qua đó chủ thể PR hiểu được tâm lý, những mong muốn và nhận định của đối tượng

về hàng hóa và dịch vụ để từ đó điều chỉnh chiến lược sao cho phù hợp cho từng đối

tượng và từng hoàn cảnh cụ thể. Đây là cơ hội để doanh nghiệp tiếp xúc trực tiếp và

lắng nghe những ý kiến từ người tiêu dùng về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.

PR thường dùng các phương tiện trung gian (như các bài viết trên báo chí, các

phóng sự truyền hình, truyền thanh, các chương trình tài trợ, các hoạt động từ

thiện…), cho nên mọi hoạt động đến với các nhóm đối tượng tiêu dùng dễ dàng

được chấp nhận hơn, ít thể hiện tính thương mại hơn. Người tiêu dùng khi tiếp nhận

thông tin về hàng hoá và dịch vụ thường thấy thoải mái và dễ tin hơn, ít bị cảm giác

hội chứng quảng cáo, nhất là khi những người viết bài, những người tham luận là

những nhà khoa học, những nhà chuyên môn hay những người nổi tiếng. Điều này

sẽ mang đến những cơ hội rất tốt để tạo dựng một ấn tượng, một sự tin tưởng của

người tiêu dùng với hàng hóa mang thương hiệu được tuyên truyền.

Hoạt động PR truyền tải một lượng thông tin nhiều hơn so với các phương tiện

tuyên truyền và quảng bá khác. Người tiêu dùng có cơ hội nhận được một lượng

thông tin nhiều và kỹ hơn về những hoạt động của doanh nghiệp cũng như sản

phẩm của doanh nghiệp. Qua đó người tiêu dùng có thể hình dung về hướng phát

triển cũng như quan điểm của doanh nghiệp trong việc quan tâm tới lợi ích của

người tiêu dùng, về những ưu thế của sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp.

Hoạt động PR thương mang đến những lợi ích cụ thể cho đối tượng. Các doanh

nghiệp mang lại cho người tiêu dùng những lợi ích đích thực (như các chương trình

biểu diễn nghệ thuật, các khoản đóng góp từ thiện) qua đó nó rất gắn bó với người

tiêu dùng và tạo cho người tiêu dùng một sự gần gũi và thân thiện đối với doanh

nghiệp và sản phẩm của doanh nghiệp. Chẳng hạn chương trình “P/S bảo vệ nụ

cười” của kem đánh răng P/S đã khám và chữa răng miễn phí cho rất nhiều người ở

các vùng khác nhau. Vì thế mà thương hiệu này được người tiêu dùng yêu mến, tin

tưởng lựa chọn.

PR thường có chi phí thấp hơn so với quảng cáo trên các phương tiện truyền thông,

trong khi hiệu quả của thông tin lại không thấp hơn do tính chất tập trung của đối

tượng và nhờ tác dụng rộng rãi của truyền miệng.

Tuy nhiên hoạt động PR cũng có những hạn chế nhất định: Thông tin không đến

được với một số lượng lớn các đối tượng trong một thời gian ngắn do hoạt động PR

chỉ tập chung được ở một nhóm đối tượng trong một khu vực định trước. Thông

điệp đưa ra thường không gây được ấn tượng mạnh và khó ghi nhớ hơn so với

quảng cáo. Trong một số trường hợp sẽ khó kiểm soát nội dung thông điệp do phải

truyền tải qua bên thứ ba.

Hoạt động PR luôn gắn liền với một nhóm đối tượng cụ thể và gắn liền với hoạt

động tuyên truyền, quảng cáo. Xuất phát từ đó, để tiến hành hoạt động PR nhằm

quảng bá cho thương hiệu, doanh nghiệp cần phải xây dựng một chiến lược cụ thể

cho hoạt động này. Chiến lược PR không thể tách rời khỏi chiến lược kinh doanh

chung của doanh nghiệp. Nó cần phải nhắm tới nhóm đối tượng khách hàng cụ thể

và cần tập trung vào một chủ thể nhất định. Chủ đề được hướng tới có thể là một

sản phẩm, một thương hiệu hàng hóa cụ thể, một quốc gia/thương hiệu quốc gia.

Cần lưu ý rằng, tập khách hàng của doanh nghiệp khác với tập khách hàng của sản

phẩm hàng hoá. Mục đích tuyên truyền cho doanh nghiệp khác với mục đích tuyên

truyền cho sản phẩm; sự quan tâm của khách hàng đến doanh nghiệp khác với sự

quan tâm của họ đến sản phẩm, hàng hóa. Vì thế chủ đề và nội dung tuyên truyền

cần gắn với tính chất, đặc điểm và những lợi thế ưu việt của sản phẩm sẽ tuyên

truyền; mục tiêu hoạt động của công ty; đối tượng khách hàng của doanh nghiệp và

sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh; các đặc điểm về kinh tế, văn hóa, chính trị,

pháp luật của nhớm đối tượng trong một địa bàn nhất định; các yếu tố ảnh hưởng

đến lĩnh vực hoạt động và sản phẩm của công ty.

Những hoạt động cơ bản của PR trong phát triển thương hiệu:

- Quan hệ báo chí và các phương tiện truyền thông: Đây là các hoạt động

nhạy cảm và rất quan trọng. Gốm các công việc là: Tổ chức họp báo để giới thiệu

sản phẩm mới và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp; soạn thảo những thông cáo

báo chí, tổ chức các buổi thông tin, chỉ dẫn mang tính cập nhật cho các nhà báo về

hàng hóa và hoạt động của doanh nghiệp, về tư vấn tiêu dùng hàng hóa…Tùy theo

mục đích tuyên truyền và điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt

động giới thiệu sản phẩm mới như cách mà nhiều công ty trong lĩnh vực điện tử

thường áp dụng hoặc giới thiệu về các hoạt động xã hội mà doanh nghiệp đã làm

cũng như chính sách chất lượng mà doanh nghiệp đang theo đuổi…Tuy nhiên để

đạt hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin và kích thích sự nhập cuộc của báo

chí, có thể sử dụng chiến thuật “rò rỉ thông tin”. Chiến thuật này không chỉ gây sự

tò mò cho báo giới mà còn hấp dẫn cả các đối tượng khác như các nhà đầu tư, đối

tác, khách hàng và ngay cả nhân viên của doanh nghiệp.

- Tổ chức sự kiện: Tham gia và tổ chức tốt các sự kiện có thể như khai

trương, động thổ, khánh thành, các lễ kỉ niệm…Đây sẽ là dịp tốt để khách hàng biết

nhiều hơn về doanh nghiệp, hàng hóa và hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó,

tạo niềm tin và lòng tự hào riêng cho đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp, góp

phần củng cố quan hệ giữa các bộ phận và gia tăng khả năng tuyên truyền từ chính

những nhân viên trong doanh nghiệp. Tham gia các sự kiện, doanh nghiệp cần

chuẩn bị tốt những chương trình quảng cáo, tuyên truyền. Cũng cần lưu ý rằng sự

tham gia tràn lan các sự kiện thường khiến cho doanh nghiệp phải chi phí rất nhiều,

trong khi ấn tượng về thương hiệu của doanh nghiệp có thể bị xem nhẹ. Nên chọn

lọc các sự kiện có liên quan và gắn bó với thương hiệu, cần tuyên truyền và có sự

đầu tư thích đáng khi tham gia nhằm tạo sự chú ý của công chúng.

- Đối phó với rủi ro và khắc phục các sự cố: Đối phó tốt với các sự cố có thể

là giải quyết tốt các khiếu nại, hoặc sự cố của khách hàng, thậm chí có thể là cảnh

báo về nguy cơ hàng giả và tuyên truyền chống hàng giả, bồi thường cho khách

hàng…Chính điều này đã tạo được lòng tin của khách hàng đối với các hoạt động

và sản phẩm của doanh nghiệp. Tuy nhiên cần hết sức tỉnh táo với các hoạt động

này vì rất có thể thương hiệu của doanh nghiệp có thể bị tẩy chay và doanh nghiệp

sẽ phải trả giá vì sự dễ dãi trong sử lý các sự cố.

- Các hoạt động tài trợ cộng đồng: Các hoạt động tài trợ và từ thiện cần

trước hết xuất phát từ mục đích mang lại lợi ích cho cộng đồng, bên cạnh đó quảng

bá thương hiệu. Các chương trình cho hoạt động này cần thiết thực và phù hợp với

hoàn cảnh thực tế và không quá lạm dụng quảng cáo vì rất có thể tạo ra tác dụng

ngược, gây khó chịu cho đối tượng được tuyên truyền. Hoạt động tài trợ và từ thiện

thường được sử dụng trong quá trình quảng bá thương hiệu, doanh nghiệp, bởi trong

trường hợp này hình ảnh về một doanh nghiệp dễ được chấp nhận hơn là hình ảnh

về một hàng hóa cụ thể. Việc quảng bá thương hiệu trong hoạt động từ thiện dễ làm

cho đối tượng được tài trợ và tuyên truyền có cái nhìn sai lệch về ý đồ cũng như

thiện chí của doanh nghiệp.

- Các hoạt động thương mại trực tiếp với khách hàng: Hội nghị khách hàng,

chương trình huấn luyện về sử dụng và vận hành sản phẩm, chương trình sử dụng

thử hàng hóa và lấy ý kiến người tiêu dùng, tổ chức triển lãm…là nhóm các hoạt

động có chi phí đôi khi không quá cao nhưng hiệu quả thì rất lớn. Đây là cơ hội tốt

nhất để người tiêu dùng tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp

và được hướng dẫn, tư vấn đầy đủ từ doanh nghiệp. Làm tốt các hoạt động này,

thương hiệu của doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội in đậm trong tâm trí người tiêu

dùng. Tuy nhiên khi tiến hành các hoạt động này cần xác định thật rõ tập khách

hàng cần hướng tới. Định vị không chính xác tập khách hàng sẽ luôn mang đến

nguy cơ thất bại của các chương trình này.

Nói tóm lại phát triển thương hiệu là hàng loạt các tác nghiệp, các biện pháp mà

doanh nghiệp cần phải làm. Hoạt động PR chỉ là một trong số các tác nghiệp đó và

là hoạt động mang tính tổng hợp cao có quan hệ rất mật thiết với các hoạt động

khác. Để đạt được hiệu quả cao trong phát triển thương hiệu và tiếp thị, doanh

nghiệp cần phải tiến hành PR một cách thường xuyên có kế hoạch và gắn hoạt động

PR với các hoạt động khác.

1.2. Khái quát chung về tổ chức sự kiện

1.2.1. Tổ chức sự kiện là gì?

Trong các hoạt động của PR hiện nay, các sự kiện chiếm một vị trí rất quan trọng

trong chiến lược truyền thông của doanh nghiêp. Tổ chức sự kiện, hay còn gọi với

thuật ngữ event, đã có mặt ở Việt Nam từ những năm 90 của thế kỷ XX. Nhưng đến

nay nó mới thực sự được các doanh nghiệp chú ý đến và sử dụng như một công cụ

PR hiệu quả của mình. Trong cuộc sống hiện tại, các sự kiện thường được tổ chức

với những mục đích khác nhau và tuỳ thuộc vào những đối tượng nhận tin khác

nhau. Các sự kiện có thể được phân ra thành hai loại: sự kiện phi thương mại và sự

kiện thương mại.

Sự kiện phi thương mại là những hoạt động mà con người tổ chức, sắp đặt nhằm tạo

ra những giá trị văn hóa, xã hội. Các sự kiện này thường mang tính chất cộng đồng,

các doanh nghiệp thường không xuất hiện ở đây, hoặc có xuất hiện thì cũng chỉ

mang tính chất cộng tác, giúp đỡ, cụ thể hơn là những nhà hảo tâm (cho các chương

trình từ thiện), những chuyên gia cố vấn ( cho các chương trình khoa học, giáo

dục…). Có rất nhiều những sự kiện như thế này được tổ chức hàng năm như những

chương trình chào mừng các ngày lễ lớn, những chương trình từ thiện, vì người

nghèo, các chương trình biểu diễn văn hóa nghệ thuật, triển lãm…Thông điệp từ các

chương trình như thế này mang ý nghĩa xã hội nhiều, và thường không có tính

thương mại ở đây. Người ta hướng đến các sự kiện này nhằm mục đích tìm kiếm sự

thoải mái về tinh thần, hay để thể hiện một nét văn hóa của dân tộc, quê hương.

Thường thì những sự kiện như thế này được công chúng rất ủng hộ và tham gia

nhiệt tình. Ta có thể kể đến ở đây những sự kiện như các chương trình chào mừng

ngày lễ lớn của đất nước như: ngày Quốc khánh 2/9; Kỉ niệm ngày 30/4 – 1/5…Các

chương trình mang tính chất từ thiện như chương trình hưởng ứng toàn quốc ngày

vì người nghèo, ủng hộ các nạn nhân chất độc màu da cam, ủng hộ các vùng bị

thiên tai tàn phá…Một sự kiện có thể có nhiều doanh nghiệp cùng tham gia và

mang tính xã hội là nhiều.

Sự kiện thương mại là những sự kiện do một doanh nghiệp tự đứng ra tổ chức hoặc

thuê công ty khác ở bên ngoài lo cho toàn bộ chương trình nhằm mục đích quảng bá

hình ảnh sản phẩm, hình ảnh của doanh nghiệp cũng như những hoạt động của

doanh nghiệp tới công chúng mục tiêu. Những sự kiện như thê này được các doanh

nghiệp thường xuyên tổ chức như những buổi họp báo, lễ kỉ niệm, giới thiệu sản

phẩm mới, khai trương…Thông điệp từ những chương trình này gửi đến những đối

tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Đây là một hình thức truyền thông

hiệu quả mà các doanh nghiệp hiện nay đã nhận thức đúng đắn và đầu tư đúng mức.

Người xem đóng vai trò là khách hàng tiềm năng, họ là những người tiêu dùng trực

tiếp hoặc là những người có ảnh hưởng mạnh mẽ tới các quyết định tiêu dùng.

Không giống như các hoạt động truyền thông khác, ví dụ như quảng cáo phải tốn rất

nhiều chi phí, và thời gian để có thể tạo được chỗ đứng cho doanh nghiệp trong tâm

trí khách hàng, các sự kiện chỉ tập trung trong một thời gian, chi phí cũng ít hơn của

quảng cáo, nhưng lại mang lại hiệu quả to lớn nếu như được sử dụng hợp lí. Vấn đề

của các doanh nghiệp hiện nay là làm thế nào để có được một sự kiện thành công.

Có những doanh nghiệp dựa vào những nguồn lực sẵn có của mình để tự tổ chức sự

kiện, nhưng có những doanh nghiệp lại đi thuê các công ty PR/tổ chức sự kiện làm

cho mình với lý do là các công ty này chuyên nghiệp hơn. Chính điều này đã làm

cho tổ chức sự kiện được xem như là một lĩnh vực khá hấp dẫn, một nghề thời

thượng.

Việc xác khái niệm sự kiện chỉ mang tính tương đối, rất khó chính xác vì chưa có

một định hình rõ ràng cho lĩnh vực khá mới mẻ này. Chúng ta chỉ có thể hiểu được

bản chất của nó khi gắn nó với từng mục đích cụ thể.

1.2.2. Vai trò của tổ chức sự kiện trong hoạt động truyền thông marketing

Trong các doanh nghiệp hiện nay, ngân sách dành cho việc tổ chức các sự kiện đang

là rất cao. Các sự kiện đã được nâng tầm và đầu tư một cách đúng mức. Có được

điều này là do các doanh nghiệp đã nhận thức đúng đắn về vai trò, vị trí của sự kiện

trong chiến lược truyền thông của mình. Tổ chức sự kiện giúp cho doanh nghiệp có

thể quảng bá được hình ảnh của mình, hình ảnh của sản phẩm đến công chúng mục

tiêu một cách hiệu quả. Mục đích của tổ chức sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm

hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó tăng

doanh số bán cho công ty. Nó tạo cho công chúng mục tiêu một ấn tượng khi tham

gia các sự kiện được công ty tổ chức. Một khi đã tạo được ấn tượng trong lòng công

chúng thì sẽ rất khó phai nhoà. Để ấn tượng của công chúng mục tiêu là tốt đẹp thì

phục thuộc rất nhiều vào công việc tổ chức sự kiện như thế nào.

Thông qua các sự kiện, công ty có thể tiến lại gần hơn với công chúng mục tiêu và

ngược lại công chúng cũng có thể biết được những thông tin về công ty, về những

sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp, về những hoạt động của công ty. Vậ khi

nào thì chúng ta nên tổ chức sự kiện để có tác dụng hiệu quả nhất ? Để tổ chức một

sự kiện thành công bạn phải lựa chọn một thời điểm hoặc một lý do thích hợp.

Ngoài ra, bạn cần phải lưu ý rằng, một sự kiện dù lớn hay nhỏ cũng sẽ không có tác

dụng gì nếu đứng một mình. Trong tiếp thị bạn có thể sử dụng phương pháp quảng

cáo hay làm công tác đối ngoại mà không phải tổ chức một sự kiện. Nhưng để một

sự kiện có tác dụng thì phải kết hợp cả quảng cáo và PR. Việc phối hợp ba công cụ

này cũng khác nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện.

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, vai trò của sự kiện là rất quan trọng đối với

các doanh nghiệp. Tuy nhiên để hiểu và sử dụng được nó một cách hiệu quả không

phải là dễ dàng. Các doanh nghiệp thường tổ chức các sự kiện trong các trường hợp

sau:

- Khai Trương: Là một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện.

Để có tác dụng tốt bạn phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói

lên được ngành nghề và chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn nhắn đến khách

hàng, đó là “chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với đối thủ cạnh tranh, chúng tôi

tốt hơn đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đã sẵn sàng phục vụ bạn”. Bạn phải làm cho

khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buổi lễ khai trương. Nên tránh đi vào

lối mòn như nhất thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khai trương các nhà máy

sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ ra cách làm sáng tạo.

[external_link offset=2]

- Giới thiệu sản phẩm mới: Những buổi giới thiệu sản phẩm mới thường

được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn. Tuy nhiên, bạn không nên để

các chương trình này kéo dài quá mức và làm cho khách sao lãng với mục đích

chính của bạn là giới thiệu sản phẩm, dịch vụ. Nói cách khác những chương trình

giải trí và biểu diễn chỉ là những chất xúc tác còn sản phẩm dịch vụ của công ty bạn

mới là phần “cốt lõi”. Ngoài ra bạn cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời

gian khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới.

- Các kỳ nghỉ, các ngày lễ tết: Những dịp lễ Giáng Sinh, năm mới hoặc khi

hè về, thu sang, đông đến…đều là những dịp rất tốt để bạn tổ chức các sự kiện đặc

biệt. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải xây dựng được những chương trình độc

đáo nhưng không đi quá xa thông điệp mà bạn muốn gửi đến khách hàng.

- Sự xuất hiện của những người nổi tiếng: Làm việc với những người nổi

tiếng tuy khá phức tạp nhưng lại có tác dụng rất tốt đối với chương trình tiếp thị của

bạn. Trước khi tiếp cận với các nhân vật nổi tiếng, điều quan trọng là phải nghiên

cứu kỹ lịch làm việc và cá tính của họ xem có thích hợp với mục tiêu tiếp thị và

hình ảnh của công ty bạn hay không. Nên đối xử với những người nổi tiếng theo

một tác phong “chuyên nghiệp” nên cảnh báo cho họ biết trước chương trình chi

tiết. Khi mời những nhân vật nổi tiếng hợp tác, bạn cũng phải xác định xem đối

tượng khách hàng mà bạn muốn thu hút là ai, bạn muốn đưa tin về sự kiện xuất hiện

của các nhân vật nổi tiếng này trên các phương tiện truyền thông nào và bạn muốn

tạo ra ấn tượng lâu dài nào đối với khách hàng.

- Đồng tài trợ: Để đạt được các mục tiêu tiếp thị của mình, bạn có thể tham

gia tài trợ cho một sự kiện nào đó do các công ty khác tổ chức hoặc hợp tác với họ

để tổ chức các chương trình từ thiện, chúc mừng sinh nhật của các doanh nghiệp

khác, tài trợ cho các chương trình thi đấu thể thao, hội họp…Nhưng nên nhớ rằng,

không phải chương trình nào cũng đều thích hợp cho tất cả cac doanh nghiệp. Việc

hợp tác tổ chức sự kiện phải tuỳ theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty

bạn và phù hợp voéi nhu cầu của khách hàng.

- Kỷ niệm thành lập: Đây là một sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh

nghiệp đều có thể tổ chức. Có một thâm niên hoạt động trong một ngành nghề nào

đó là một điều đáng để doanh nghiệp tự hào và bạn nên tận dụng cơ hội này để củng

cố sự ủng hộ, lòng trung thành của những khách hàng trong quá khứ và hiện tại.

Buổi tiệc “sinh nhật”cũng là dịp để bạn mời những khách hàng tiềm năng và xây

dựng quan hệ với họ.

- Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi: Thực tế cho thấy, các trò chơi và các

cuộc thi là những sự kiện gây được khá nhiều sự chú ý từ khách hàng. Tuy nhiên

những chương trình này chỉ có tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và quản lý một

cách hợp lý và nghiêm túc. Nghĩa là bạn phải chứng minh được tính chuyên nghiệp

trong việc tổ chức các trò chơi và các cuộc thi. Mọi người cần phải được thông báo,

hướng dẫn rõ ràng về những thể lệ cuộc chơi như cách thức chọn lựa, đánh giá và

trao thưởng. Và một điều quan trọng nữa là nếu bạn đã hứa hẹn có những giải

thưởng nào thì phải giữ đúng lời hứa.

Hiểu được vai trò của tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp nên có những kế hoạch cho

các sự kiện sắp tới của mình. Tổ chức thành công một sự kiện là doanh nghiệp đã

tiến thêm một bước tới gần hơn và dần dần sẽ chiếm được lòng tin của khách hàng.

1.2.3. Những nguyên tắc trong tổ chức sự kiện

Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản

phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị

khách hàng, giới thiệu và trưng bay sản phẩm Tuy nhiên hầu hết những người làm

công tác tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích mà khoản

đầu tư đó mang lại.

Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư

với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho

doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh

hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày

một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau :

- Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và hoạt động tiếp thị: Tổ chức sự

kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin

khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và

thâm nhập thị trường. Trên thự tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với

hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó gần như việc bán hàng kèm theo

một mẩu quảng cáo hay một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ

đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan

trọng khác của nó.

- Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược

tiếp thị hỗn hợp: Hãy xem việc tổ chức sự kiện như một phần của chiến lược đưa

sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung

vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng

trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp phải xem xét

chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động

tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng

đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần

thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.

- Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Mức độ thành công của một sự

kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị những khách hàng mà sự kiện đó

thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm

thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” tới đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn

tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách

hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn cần lên kế hoạch chi

tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần

hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng

ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của

mình là ai và những thông điệp gì mà bạn muốn truyền tải đến họ.

- Đặt mục tiêu cụ thể: Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta

đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú

trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt

động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra những mục tiêu cần

hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không

hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần đánh giá được hiệu quả công việc

sắp tiến hành.

- Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng: Chẳng hạn,

một cuộc triển lãm hàng hóa sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh

tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh

sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như

thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa là phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết

phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ

phận tổ chức sự kiện. Do đó không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra

nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty

bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn nhờ vào những sự kiện tập

trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.

- Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại

chỉ cần diễn ra trong một vài ngày: Tổ chức sự kiện chỉ là một bộ phận rất nhỏ

trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty

nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương

mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện,

trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi.

- Quảng bá sự kiện: Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một

cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội

tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết

và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác

định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự

kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn cần phải tổ chức

hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của

những khách hàng tham dự.

- Thiết lập và theo sát những mối liên hệ: Nếu triển lãm thương mại đang

diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp

gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát

các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự của công ty.

Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu

công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm

việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức sự kiện khác.

- Nhân lực là yếu tố quan trọng: Nếu như các sự kiện thương mại là phương

tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể

tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và thực hiện việc truyền tải thông tin.

Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ

hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn

luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng

khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.

- Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh: Đừng quá chú

trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức sự kiện thương mại là

hoạt động cực kì phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu

hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần

cũng như vô số những công việc lặt vặt khác. Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố,

một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục

đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.

1.2.4. Những yếu tố ảnh hưởng tới sự thành công của một sự kiện

Sự kiện là thành quả của một quá trình từ việc lập kế hoạch, chuẩn bị cho sự kiện

cho đến lúc sự kiện diễn ra và kết thúc. Đó là một quá trình lao động miệt mài, tìm

tòi, sáng tạo để tạo ra những sự kiện có được hiệu quả tốt, gây ấn tượng mạnh cho

những người xem. Nhưng không phải sự kiện nào diễn ra cũng thuận lợi và đúng

như những gì mà người tổ chức mong muốn. Để một sự kiện diễn ra thành công

cần có nhiều yếu tố.

Khi muốn sử dụng sự kiện như một công cụ truyền thông cho doanh nghiệp thì cần

phải chọn cho nó một thời điểm thích hợp hay một lý do hợp lý để tổ chức. Doanh

nghiệp của bạn mới được thành lập thì bạn cần phải có một lễ khai trương hoành

tráng. Thông điệp ở đây là bạn đã có mặt, bạn sẽ cung cấp những sản phẩm dịch vụ

mà thị trường cần, bạn sẽ phục vụ tốt hơn những đối thủ cạnh tranh…Doanh nghiệp

của bạn chuẩn bị tung sản phẩm mới ra thị trường, sẽ có một buổi họp báo hay một

buổi trình diễn giới thiệu sản phẩm đó. Qua đó, bạn đã gửi một thông điệp là doanh

nghiệp của bạn sẵn sàng đáp ứng những nhu cầu mới của thị trường bằng những sản

phẩm, hay dịch vụ tốt nhất. Tham gia tài trợ chính thức hoặc đồng tài trợ cho một

sự kiện lớn, hoặc tham gia những chương trình từ thiện cũng là một cách tốt để

quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp. Nó cho thấy tiềm lực của doanh nghiệp như

thế nào và cũng tạo một hình ảnh tốt đẹp trong lòng công chúng. Còn có rất nhiều lý

do để tổ chức một sự kiện, quan trọng là lý do đó hợp lý với bối cảnh của doanh

nghiệp hiện tại.

Phỏng vấn những người làm nghề tổ chức sự kiện: “Điều gì làm nên sự khác biệt

cho sự kiện?”, câu trả lời nhận được là bạn cần phải có một ý tượng độc đáo. Bạn

muốn tổ chức sự kiện của mình như thế nào. Nếu sự kiện chỉ diễn ra theo một mô

típ thông thường thì không có gì mới mẻ, khó có thể tạo cho người xem một ấn

tượng về sự kiện đó. Để giới thiệu một dòng sản phâm xe hơi mới, thay vì đưa chiếc

xe ra và chỉ giới thiệu về nó thì bạn có thể tạo ra một cách giới thiệu khác độc đáo

hơn. Màn trình diễn được coi là ấn tượng nhất trong các lần ra mắt xe hơi tại Việt

Nam năm 2005, chiếc xe hơi Ford Focus xoay vòng bay vào khôn gian, vượt lên

đầu khán giả trong vòng 4 phút rồi hướng thẳng lên khán đài. Kịch bản ra mắt được

bắt đầu bằng ước mơ làm chủ một chiếc xe hơi, dẫn đến lịch sử thăng trầm của nền

công nghiệp xe hơi thế giới, từ chiếc xe chạy bằng hơi nước thập niên 30 đến những

chiếc điệu đàng ở thập niên 60 và cao trào là sự xuất hiện cực kỳ ấn tượng của chiếc

Ford “Bản lĩnh tiên phong”. Chương trình đó đã tạo cho những người đến xem một

cảm giác khác lạ và thích thú, và tin chắc rằng ai đã tham dự chương trình đó thì

không thể quên được. Ý tưởng đóng vai trò rất quan trọng. Khi có ý định tổ chức

một sự kiện, thì những người làm tổ chức sẽ họp nhau lại để thu thập những ý tưởng

cho sự kiện. Những ý tưởng hay, độc đáo sẽ góp phần tạo nên một sự kiện thành

công cả về nội dung lẫn hình thức.

Một sự kiện không thể diễn ra suôn sẻ nếu không có một bản kế hoạch chi tiết, và

bảng phân công công việc cho từng bộ phận, trong đó là toàn bộ những công việc

cần chuẩn bị cho sự kiện sắp diễn ra. Đó là bảng phân công nhiệm vụ, những đầu

việc cần phải làm trước khi sự kiện được diễn ra như: địa điểm tổ chức ở đâu là hợp

lý, âm thanh ánh sáng như thế nào, khách mời là những ai, ai là người chịu trách

nhiệm cho những đầu việc đó…Bản kế hoạch được người chịu trách nhiệm chính

đối lập ra và theo dõi thường xuyên để nắm bắt được tiến độ công việc như thế nào,

nếu có những sự việc phát sinh thì nhanh chóng tìm cách giải quyết. Bản kế hoạch

cần phải được lập một cách rõ ràng và chi tiết để cho dễ hiểu và thực hiện. Công

việc cần phải được phân công cụ thể cho từng bộ phận, tránh chồng chéo công việc

giữa những bộ phận với nhau, và phải tạo ra được một sự gắn kết giữa những bộ

phận đó.

Sự phối hợp giữa các bộ phận cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới sự thành

công của sự kiện. Người mẫu không thể diễn khi mà sân khấu cứ được thiết kế theo

kiểu…đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ không thể thể hiện tốt nếu như người phụ trách âm thanh

không có sự chuẩn bị tốt trước giờ diễn. Ánh sáng sân khấu cũng vậy, phải thật

hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để dạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc

trang phục màu đậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng thì đứng ở

nơi tối hơn…Trong khi sự kiện diễn ra thì cần phải có một người chịu trách nhiệm

chính cho toàn bộ chương trình. Theo dõi và chỉ huy các bộ phận, tạo nên sự gắn

kết giữa các bộ phận với nhau. Một sự kiện thành công là một sự kiện diễn ra liên

tục, không có sự cố, nếu có thì những sự cố đó là không đáng kể. Và điều đó gắn

liền với sự gắn kết giữa các bộ phận với nhau. Do đó khi đi thuê các công ty chuyên

về tổ chức sự kiện thì cần phải lựa chọn những công ty chuyên nghiệp, có uy tín và

có kinh nghiệm lâu năm trong tổ chức sự kiện.

Ngoài những yếu tố chủ quan trên, thì sự kiện còn chịu ảnh hưởng của những yếu tố

khách quan khác như luật pháp, phong tục tập quán của nơi tổ chức sự kiện, thời

tiết…Mặt khác, sự thành công của sự kiện không những phụ thuộc vào bên tổ chức

sự kiện mà còn được đánh giá bởi chính những người tham gia và chứng kiến sự

kiện. Mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là gửi đến công chúng nhận tin một

thông điệp nào đó từ sự kiện. Và để họ có thể hiểu và tiếp nhận thông điệp đó một

cách chính xác cũng như lưu lại trong tâm trí họ lâu dài là thành công của một sự

kiện.

2. Tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay

2.1. Tổng quan về hoạt động tổ chức sự kiện tại các doanh nghiệp Việt Nam

hiện nay

Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam đã quan tâm hơn đến việc quảng bá hình ảnh

của mình thông qua các sự kiện. Hàng năm các doanh nghiệp Việt Nam thường tổ

chức khá nhiều các sự kiện như: lễ khai trương, kỉ niệm ngày thành lập, họp báo

giới thiệu sản phẩm mới, tham gia tài trợ cho các chương trình truyền hình

lớn…Điều đó cho thấy các doanh nghiệp Việt Nam đã nhận ra tầm quan trọng của

các sự kiện và đầu tư vào nó một cách đúng mức. Honda Việt Nam tổ các cuộc thi

tìm hiểu về luật lệ an toàn giao thông với tên gọi “Tôi yêu Việt Nam”. Do tính chất

xã hội của nó mà cuộc thi đã được công chúng hưởng ứng một cách nhiệt tình và đã

tạo cho công chúng một ấn tượng tốt đẹp về Honda Việt Nam. Mặt khác các công ty

cũng quan tâm đến việc tài trợ cho các chương trình đang được công chúng quan

tâm. Như công ty sữa Việt Nam, Vinamilk đã tham gia tài trợ cho gameshow Tam

sao thất bản, một gameshow đang được ưa thích hiện nay, và Vinamilk cũng đã đạt

được hiệu quả quảng bá hình ảnh cho các nhãn hàng của mình thông qua chương

trình này. Các công ty có thể tạo ra các sự kiện với các nguồn lực sẵn có hay có thể

thuê một công ty khác lo toàn bộ cho sự kiện của mình. Xuất hiện ở Việt Nam

khoảng năm 1995 chỉ với một vài công ty nước ngoài, đến nay số công ty làm nghề

tổ chức sự kiện đã khá nhiều. Chiếm số đông hiện nay là khoảng hơn 20 công ty

nhỏ và vừa chuyên về PR/event của Việt Nam hiện nay như Max, Coon, Galaxy,

Venus…(nhân viên ở các công ty thường là từ 2 – 4 cho đến vài chục người). Còn

số lượng các công ty quảng cáo và các công ty khác có kèm event thì vô số.

Theo kết quả nghiên cứu độc lập gần đây của công ty FTA, dựa trên phỏng vấn trực

tiếp 70 “đại gia” (như Unilever, Pepsi, Tiger, Heniken, Thiên Long, Kinh Đô,…)

ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng trưởng nhanh ước tính 30%/năm với hơn 20

công ty chuyên về PR/event và hàng trăm công ty quảng cáo làm kèm thêm event;

66% các công ty tự làm và 77% các công ty thuê làm các hoạt động PR/event.

Khách hàng được phỏng vấn cho biết họ hài lòng với kết quả mang lại. Những yếu

tố mà họ mong đợi là có quan hệ tốt (với báo chí và các cơ quan chức năng), nhiệt [external_footer]